Digitaler Aushang: HR-Abteilungen starten mit KI-Regeln ins neue Jahr
31.12.2025 - 14:30:12
Deutsche Unternehmen stellen heute ihre digitalen Aushangpflichten für 2026 fertig. Am 1. Januar treten nicht nur ein höherer Mindestlohn und die EU-KI-Verordnung in Kraft – es beginnt auch das erste volle Jahr, in dem der digitale Aushang zur Norm wird.
Die Dringlichkeit der heutigen Aktualisierungen kommt von zwei großen Gesetzesänderungen. Ab morgen gilt ein gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde. Alle Lohnübersichten müssen sofort angepasst werden.
Erstmals gehört auch die europäische KI-Verordnung zum Pflichtkatalog. Arbeitgeber müssen ihre Belegschaft nun über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz am Arbeitsplatz und die damit verbundenen Arbeitnehmerrechte informieren. Diese Neuerung spiegelt die wachsende Rolle von KI in der Mitarbeiterüberwachung wider.
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Rechtsexperten betonen den Vorteil des digitalen Modells. Während früher physische Poster in jedem Gebäude ausgetauscht werden mussten, können HR-Teams die Updates heute zentral auf das Firmen-Intranet und Mitarbeiter-Apps pushen.
Das Ende der Pinnwand: BEG IV setzt sich durch
Der Umstieg auf digitale Aushänge basiert auf dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das seit 2025 in Kraft ist. Das Gesetz hat Schlüsselvorschriften wie das Arbeitszeitgesetz und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz angepasst, um die digitale Veröffentlichung als rechtlich gleichwertige Alternative anzuerkennen.
Marktdaten zeigen: Ein Großteil der mittleren und großen Unternehmen hat seine physischen schwarzen Bretter bereits gegen „Digital Aushang“-Module ausgetauscht. Diese sind oft in HR-Portale integriert und ermöglichen den Zugriff auf alle Pflichttexte – vom Jugendarbeitsschutzgesetz bis zum Mutterschutzgesetz – per Smartphone oder PC.
Der administrative Aufwand sinkt spürbar. Branchenverbände schätzen, dass der Wegfall von Druck und Verteilung physischer Aushänge den Unternehmen 2025 Millionen Euro gespart hat. Der heutige Update-Zyklus ist der erste Stresstest für viele neue digitale Systeme.
Compliance-Falle: Zugänglichkeit für alle Mitarbeiter
Trotz der Effizienz digitaler Lösungen warnen Compliance-Beauftragte vor der „digitalen Spaltung“ in der Belegschaft. Das Gesetz verlangt, dass digitale Aushänge für alle Mitarbeiter „ungehindert zugänglich“ sein müssen.
Das stellt Branchen mit vielen nicht am Schreibtisch arbeitenden Menschen vor Herausforderungen – etwa die Logistik, Produktion oder das Baugewerbe. Ein PDF auf dem Intranet, das Lagerarbeiter während ihrer Schicht nicht abrufen können, stellt bereits einen Verstoß dar.
Als Brückenlösung setzen Unternehmen vermehrt auf „Kiosk-PCs“ oder Touchscreen-Terminals in Pausenräumen. Für bestimmte, besonders kontrollierte Bereiche nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gelten zudem Sonderregeln. Hier können mobile Zugriffsmöglichkeiten oder Sicherheitskopien in Papierform notwendig bleiben. Verstöße können Bußgelder von bis zu 2.500 Euro, in Einzelfällen sogar bis zu 5.000 Euro nach sich ziehen.
Ausblick: Dynamische Transparenz wird 2026 kommen
Experten rechnen für 2026 mit einer weiteren Integration dynamischer Inhalte in die digitalen Aushangsysteme. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die bis Juni 2026 umgesetzt sein muss, wird voraussichtlich neue Module erfordern – etwa für die Offenlegung von Gehaltsspannen und die Berichterstattung zur geschlechtsspezifischen Lohnlücke.
Für den Moment konzentriert sich alles auf die Frist zum 1. Januar. Arbeitgeber, die ihre digitalen Aushänge noch nicht mit den neuen Mindestlohn- und KI-Informationen aktualisiert haben, haben nur noch wenige Stunden Zeit. Die Ära von Reißzwecke und Papierposter ist endgültig vorbei. 2026 wird das Jahr der vollständig digitalen Compliance.
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