Digitale Personalakte: Die letzte Frist für HR-Abteilungen
18.02.2026 - 13:10:12 | boerse-global.de
Deutsche Unternehmen haben 2026 nur noch ein Jahr Zeit, ihre Personalakten vollständig zu digitalisieren. Ab 2027 drohen bei analogen Prozessen harte Compliance-Konsequenzen.
Eine neue Analyse vom 17. Februar 2026 zeigt: Für Personalabteilungen in Deutschland tickt die Uhr. Zwar ist 2026 offiziell noch ein Übergangsjahr, doch die Frist zur Einführung der vollständig digitalen Personalakte schließt sich rapide. Ab Januar 2027 tritt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ohne Ausnahmeregelungen in Kraft. Wer dann noch Papierakten führt, riskiert erhebliche Bürokratie-Hürden und mögliche Strafen.
Die Schonfrist läuft Ende 2026 ab
Der entscheidende Treiber ist die Digitalisierung der Finanzverwaltung. Seit 2023 gilt die euBP bereits für Lohnabrechnungsdaten. Doch eine wichtige Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Bis dahin können Unternehmen noch Ausnahmen von den elektronischen Verfahren beantragen.
„Ab dem 1. Januar 2027 wird die digitale Übermittlung lohnrelevanter Dokumente und Buchhaltungsdaten jedoch verpflichtend“, erklärt ein Rechtsberater. „Das macht die digitale Personalakte ab nächstem Jahr de facto unvermeidlich.“ Die Deutsche Rentenversicherung stellt klar, dass die euBP ein explizit digitales Verfahren ist. Laut der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen Arbeitgeber alle für die Sozialversicherungsprüfung relevanten Unterlagen elektronisch vorhalten können.
Dazu zählen:
* Lohnbuchhaltungsdaten
* Beitragsnachweise
* Sozialversicherungs-Anmeldungen
* Zeiterfassungsdaten zur Mindestlohnkontrolle
Hybrid-Modelle werden zum Risiko
Für Geschäftsführer und HR-Leiter heißt die Botschaft: 2026 ist das Jahr, um die technische Infrastruktur für die Frist 2027 aufzubauen. Die Analyse warnt davor, sich auf hybride Modelle zu verlassen. Dabei sind einige Dokumente digital, andere verbleiben in Papierordnern. Solche „Medienbrüche“ bergen ein hohes Risiko für Dateninkonsistenzen während einer Prüfung.
Die operative Spielraum schwindet. Kann die Digitalisierungsoffensive noch gelingen?
Software-Riesen rüsten auf
Als Reaktion auf die verschärften Vorgaben passen große HR-Softwareanbieter ihre Lösungen an. Anfang Februar 2026 führte Personio einen neuen „Documents Hub“ ein. Dieser bündelt alle Mitarbeiterdokumente in einer zentralen Oberfläche. Das soll ein häufiges Problem lösen: die Zersplitterung von Unterlagen über verschiedene Systeme hinweg. Der Hub ermöglicht Massenaktionen wie Kategorieänderungen und Signatur-Erinnerungen – essenziell für die „Prüfungsbereitschaft“, die die euBP verlangt.
Auch bei SAP SuccessFactors liegt der Fokus auf zentralem Datenmanagement. Die Integration digitaler Zeiterfassung mit Lohn- und Personalakten wird zum Standard für Unternehmenslösungen. Die Systeme sollen sicherstellen, dass Daten nahtlos von der Zeiterfassung in die Lohnbuchhaltung fließen. Das reduziert manuelle Abgleich-Arbeiten, die oft zu Beanstandungen bei Prüfungen führen.
Bürokratieentlastungsgesetz ebnet den Weg
Den aktuellen Schub für die digitale Personalakte unterstützt auch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV), das am 1. Januar 2025 in Kraft trat. Es senkte die Hürden für digitale Personalarbeit erheblich, indem es das Nachweisgesetz änderte.
Seit 2025 dürfen Arbeitgeber den Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen in Textform erbringen – etwa per E-Mail mit digitaler Signatur. Eine handschriftliche „Unterschrift in Tinte“ ist für viele Vertragsarten nicht mehr nötig. Diese Gesetzesänderung ebnete den Weg für vollständig digitale Onboarding-Prozesse.
Experten mahnen jedoch: Das Gesetz erlaubt mehr Digitalisierung, verlangt aber auch strikte Einhaltung der Datenschutzstandards (DSGVO) und der revisionssicheren Archivierung. Digitale Akten müssen so gespeichert werden, dass Manipulationen verhindert werden und Dokumente für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – meist 6 bis 10 Jahre für Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen – abrufbar sind.
Vier-Punkte-Plan für das letzte Jahr
Berater empfehlen Personalabteilungen einen klaren Aktionsplan für das verbleibende Jahr 2026:
- Bestandsaufnahme der Papierarchive: Unternehmen sollten sofort prüfen, welche Dokumente für die euBP-Anforderungen 2027 digitalisiert werden müssen.
- Digitale Zeiterfassung einführen: Präzise Zeiterfassungsdaten sind die Grundlage prüfungsfester HR-Dokumentation und müssen direkt mit der Personalakte verknüpft sein.
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- Schnittstellen etablieren: Die Software für die digitale Akte benötigt robuste Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungssystemen wie DATEV oder SAP, um den automatischen Datentransfer für elektronische Prüfungen zu ermöglichen.
- GoBD-Konformität prüfen: Das digitale Archiv muss die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllen. Dazu gehört ein unveränderlicher Prüfpfad für jedes gespeicherte Dokument.
Der Trend im deutschen Arbeitsrecht ist unverkennbar digital. Während 2026 die letzte Anpassungsphase ist, wird die Zeit nach 2027 wenig Nachsicht für analoge Prozesse kennen. Marktbeobachter rechnen für die verbleibenden Monate 2026 mit einem Ansturm auf Scan-Dienstleister und Dokumenten-Management-Systeme (DMS), wenn Nachzügler unter Zeitdruck geraten.
Für HR-Profis ist die digitale Personalakte damit kein reines Effizienztool mehr. Sie wird zentraler Bestandteil der Rechtskonformität und des unternehmerischen Risikomanagements.
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