Digitale Buchhaltung: Steigerung der Arbeitseffizienz
31.10.2014 - 08:30:00Nach wie vor schrecken manche Unternehmen davor zurück, sich auf die digitale Buchhaltung zu verlassen. Dabei überwiegen die Vorteile dieser modernen Form der Buchführung. Wer sich auf Buchhaltungs-Software oder auf Online-Buchführung verlässt, steigert die Arbeitseffizienz und geht einen wichtigen Schritt hin zum papierlosen Büro der Zukunft.
Eine Umfrage der IfD Allensbach aus dem Jahr 2014 belegt, dass in den letzten Jahren die Nachfrage nach Software im Bereich Finanz, Steuer und Buchführung bei Computernutzern konstant hoch war. Rund eine Million Bundesbürger planten von 2007 bis 2010 jährlich den Erwerb solcher Softwareanwendungen, um Finanzen zu regeln und die interne Buchführung zu optimieren.
Des Weiteren lässt es sich beobachten, dass immer mehr Finanzverwaltungs-Apps für digitale Medien wie Smartphones und Laptops bereitgestellt werden. Sie ermöglichen entweder die Online-Buchführung oder die digitale Buchhaltung am Computer. Welche Vorteile erhoffen sich Unternehmer von solchen Programmen?
Vorteile der Digitalisierung der Buchhaltung
Steigt man von der herkömmlichen Buchhaltung auf die Digital- oder Online-Buchhaltung um, liegt der größte Vorteil auf der Hand: Man spart sich die Nutzung von Papier. Während durch die Buchführung auf traditionelle Weise für einen einzelnen Vorgang bereits mehrere Seiten in Anspruch genommen werden, kommt man selbst bei Hunderten von digitalen Buchungen pro Tag ohne ein einziges Blatt Papier aus. Das hat zur Folge, dass man sich im Unternehmen Platz spart, denn es gibt weitaus weniger Akten und Dokumente zu lagern. Zudem wirkt sich der Verzicht auf Papier positiv auf die Umwelt aus. Der Umstieg auf die digitale Buchführung hat also zur Folge, dass weniger natürliche Ressourcen verwendet werden.
Aus folgenden Gründen lohnt sich der Umstieg auf die digitale Buchhaltung:
- wenig bis gar kein Papier
- geringerer Kostenaufwand
- schnell und effizient
- leicht zu kontrollieren und analysieren
- Integration in Warenwirtschaftssysteme
- Kombinierbar mit anderen Softwareprogrammen
- Automatisierung
- hohe Sicherheit
- für kleine, mittelständische und große Unternehmen sinnvoll
- mobil nutzbar
- tagaktuelle Daten
- digitale Archivierung
(Quelle: Chancen und Fallstricke der Online-Buchhaltung, 2000)
Speziell die Möglichkeit, mit einer zentralen Schnittstelle die verschiedensten Vorgänge und Daten im Griff zu haben, wird geschätzt. Man muss nicht in verschiedenen Akten mühsam suchen, um eine bestimmte Information zu finden, ändern oder teilen. Die Zeitersparnisse hier sind teilweise enorm. Wenn Vorgänge automatisiert werden, steigert dies ebenfalls die Effizienz. Aktuelle Auswertungen, Analysen, Finanzberichte und Statistiken sind leicht zu realisieren, oft mit entsprechendem Input vom Programm selbst. Wer von unterwegs oder einem anderen Standort aus Zugriff benötigt, installiert das Programm auf einem Notebook, statt diverse Akten mitnehmen zu müssen. Bei der Online-Buchhaltung reicht ein Internetzugang zur Bearbeitung und Übermittlung aus.
Die passende Software für digitale Buchhaltung finden
Es gibt eine Reihe von Programmen renommierter Anbieter, die sich für die digitale Buchhaltung eignen. Unternehmen machen die Wahl am besten von der Betriebsgröße, den üblichen Abläufen, den Produkten / Dienstleistungen und den spezifischen Anforderungen an das Programm abhängig. Ist die passende Buchhaltungssoftware gefunden, sollte der Umstieg auf die digitale Buchführung sorgsam eingeleitet werden. Es bietet sich an, die vorhandenen Dokumente umfassend einscannen zu lassen - nähere Informationen dazu erhalten Sie z.B. bei der Saga GmbH, die sich auf Aktenscan für die Digitalisierung spezialisiert hat.
