Dienstreisen 2025: Neue Pauschalen für Auslandsreisen ab Januar

Deutschland schickt seine Geschäftsreisenden ins neue Jahr – mit teils deutlich höheren Spesen. Das Bundesfinanzministerium hat heute die aktualisierten Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland veröffentlicht. Ab dem 1. Januar 2025 gelten die neuen Sätze, die teilweise kräftige Anpassungen nach oben vorsehen. Besonders betroffen: USA und Skandinavien. Japan hingegen wird günstiger.

Die Anpassungen spiegeln die weltweite Inflation und veränderte Wechselkurse wider. Während Geschäftsreisende nach Nordeuropa und Nordamerika künftig mehr Tagegeld erhalten, sinken die Sätze für andere Destinationen. Für Personalabteilungen bedeutet das: Die Systeme müssen bis Jahreswechsel aktualisiert sein.

Die größten Veränderungen betreffen klassische Geschäftsreise-Destinationen in Nordeuropa und auf dem amerikanischen Kontinent. Die steigenden Lebenshaltungskosten und Währungsschwankungen machen sich hier bemerkbar.

Finnland erhöht die Verpflegungspauschale um 4 Euro auf 54 Euro täglich. Noch deutlicher fällt die Anpassung für Norwegen aus: Hier steigt der Tagessatz um 6 Euro auf satte 75 Euro. Wer nach Brasilien reist, erhält künftig 69 Euro pro Tag – ein Plus von 4 Euro.

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Zum 1. Januar 2025 ändern sich die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen – und viele Personalabteilungen sind nicht rechtzeitig vorbereitet. Fehlerhafte Tabellen oder falsch angewendete Übergangsregeln (bei Reisen, die Dezember in Januar übergehen) ziehen Betriebsprüfer an und können zu Nachforderungen führen. Der kostenlose Praxis-Report erklärt die neuen 2025er-Werte, liefert konkrete Abrechnungsbeispiele und eine Checkliste für HR und Buchhaltung, damit Ihre Reisekostenabrechnung betriebsprüfungssicher wird. Jetzt Verpflegungsmehraufwendungen-Report gratis anfordern

Bei den Übernachtungspauschalen zeigt sich ein ähnliches Bild. Die USA legen kräftig zu: Die Standard-Übernachtungspauschale klettert um 9 Euro auf 327 Euro pro Nacht. Noch teurer wird es in Kanada, wo Geschäftsreisende künftig 392 Euro geltend machen können – ein Sprung um 12 Euro.

Japan wird günstiger – gegen den Trend

Nicht überall geht es aufwärts. Das BMF hat für einige Länder die Pauschalen gesenkt, was deflationäre Tendenzen oder eine Euro-Aufwertung widerspiegelt. Besonders auffällig: Japan verliert 3 Euro und kommt auf 50 Euro Tagegeld.

Auch die Sätze für die Russische Föderation und die Türkei (speziell Ankara) wurden nach unten korrigiert. Eine Entwicklung, die vor allem bei asiatischen Destinationen Fragen aufwirft: Wird Japan als Geschäftsreiseziel aus Kostensicht wieder attraktiver?

Inland bleibt stabil – oder besser: stagniert

Während sich international vieles bewegt, herrscht im Inland Stillstand. Die Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands bleiben auch 2025 unverändert. 14 Euro gibt es für Abwesenheiten über acht Stunden, 28 Euro für volle 24-Stunden-Tage.

Das ist durchaus umstritten. Das Wachstumschancengesetz hatte ursprünglich Erhöhungen auf 16 und 32 Euro vorgesehen – doch diese Passage fiel im Gesetzgebungsverfahren Anfang 2024 dem Rotstift zum Opfer. Somit gelten weiterhin die Sätze aus dem Jahr 2020.

Experten sehen das zwiespältig: Einerseits vereinfacht die Stabilität die Buchhaltung für Unternehmen mit vorwiegend deutschlandweiter Reisetätigkeit. Andererseits hinkt die Pauschale der tatsächlichen Inflation hinterher – was bei vielen Reisenden für Unmut sorgen dürfte.

Was Personalabteilungen jetzt tun müssen

Die Veröffentlichung des BMF-Schreibens am heutigen 2. Dezember 2024 lässt Lohn- und Personalabteilungen nur knapp einen Monat Zeit für die Umsetzung. Ab dem 1. Januar 2025 gelten die neuen Sätze verbindlich.

• Software-Updates: Reisekostenabrechnungssysteme müssen mit den neuen länderspezifischen Tabellen gefüttert werden.
• Policy-Check: Firmen mit eigenen Spesenrichtlinien sollten prüfen, ob interne Obergrenzen angepasst werden müssen.
• Übergangsregelungen beachten: Das BMF stellt klar: Bei Reisen, die vom Dezember 2024 in den Januar 2025 reichen, gilt für jeden Reisetag der zum jeweiligen Datum gültige Satz. Wer am 1. Januar 2025 unterwegs ist, rechnet nach den neuen 2025er-Pauschalen ab – auch wenn die Reise bereits im Dezember begann.

Steuerexperten von Haufe betonen, dass das aktuelle BMF-Schreiben die bisherige Fassung vom November 2023 vollständig ersetzt. Die relativ kurzfristige Veröffentlichung bedeutet Stress für Software-Anbieter und interne Buchhaltungsteams – doch immerhin bleibt ein Zeitfenster für die Vorbereitung.

Globale Wirtschaftslage spiegelt sich in den Zahlen

Die jährliche Anpassung der Auslandspauschalen ist Routine – aber eine, die tief in die Realität der deutschen Exportwirtschaft blicken lässt. Die Zahlen für 2025 zeichnen ein heterogenes Bild der Weltwirtschaft.

Während in manchen Regionen die Inflation nachgelassen hat, bleiben die Kosten im Dienstleistungssektor Nordamerikas und Teils Europas hartnäckig hoch. Die erhöhten Pauschalen sollen sicherstellen, dass Mitarbeiter auf Geschäftsreisen nicht draufzahlen müssen.

Für Länder, die nicht explizit in der neuen Tabelle aufgeführt sind, gelten weiterhin die Sätze Luxemburgs als Fallback-Lösung. Überseegebiete folgen in der Regel den Sätzen ihres Mutterlandes – sofern nichts anderes festgelegt ist.

Branchenverbände raten Unternehmen dringend, das offizielle BMF-Schreiben vom 2. Dezember 2024 direkt von der Ministeriumswebsite herunterzuladen. Nur so lässt sich die vollständige Compliance mit den neuen steuerfreien Erstattungsgrenzen gewährleisten.

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