DGUV-Regelwerk 2026: Neue Prüfpflichten für Desk-Sharing
02.01.2026 - 07:23:12
Ab sofort müssen deutsche Unternehmen flexible Bürokonzepte systematisch auf Ergonomie prüfen. Die aktualisierte DGUV Vorschrift 2 verlagert den Fokus von der Einzelplatz-Kontrolle auf die Sicherstellung systemischer Standards.
Berlin, Freitag, 02. Januar 2026 – Die Ära der improvisierten Schreibtisch-Rotation ist vorbei. Mit der novellierten DGUV Vorschrift 2, die seit dem 1. Januar 2026 in Kraft ist, verschärft sich die Aufsichtspflicht für Arbeitgeber mit Desk-Sharing-Modellen. Die Neuregelung bringt zwar mehr Flexibilität durch digitale Beratung, schafft aber gleichzeitig neue, implizite Prüfpflichten für die ergonomische Tauglichkeit ganzer Arbeitsumgebungen. Für Personal- und Facility-Manager bedeutet dies: Die Schonfrist für Ad-hoc-Lösungen ist beendet.
Systemprüfung statt Stichprobe: Der neue Sicherheitsstandard
Der Kern der Änderung liegt in der Modernisierung der sogenannten Grundbetreuung durch Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit (Sifas). Die Vorschrift passt die Pflichten nun explizit an die Realität flexibler und digitaler Arbeit an.
Für Desk-Sharing folgt daraus ein Paradigmenwechsel. Da Mitarbeiter keinen festen, einmalig abzuhakenden Arbeitsplatz mehr haben, muss die Sicherheitsüberwachung nun die ergonomische Eignung des gesamten Systems validieren. Unternehmen müssen nachweisen, dass ihre geteilte Infrastruktur es jedem Mitarbeiter ermöglicht, innerhalb weniger Minuten eine korrekte Haltung einzunehmen.
Passend zum Thema DGUV V2 und ASR A6: Viele Gefährdungsbeurteilungen erfüllen die neuen systemischen Anforderungen nicht – und das kann zu Bußgeldern oder aufwändigen Nachbesserungen führen. Ein kostenloser Download mit praxiserprobten Vorlagen, prüfungsfesten Checklisten und einem klaren Leitfaden zeigt die sieben häufigsten Fehler und wie Sie Ihre GBU so dokumentieren, dass Aufsichtsbehörden sie anerkennen. Ideal für Sicherheitsfachkräfte, Personal- und Facility-Manager in Desk-Sharing-Umgebungen. Jetzt GBU-Vorlagen & Checklisten herunterladen
Diese neue System-Prüfpflicht umfasst:
* Universelle Anpassbarkeit: Der Nachweis, dass alle Möbel (Stühle, Tische, Monitorarme) die Anpassungsstandards der Technischen Regel ASR A6 erfüllen, die seit Mitte 2024 voll gilt.
* Hygieneprotokolle: Die „Clean Desk“-Policy wird durch aktualisierte Gefährdungsbeurteilungen von einer Organisationsregel zum dokumentierungspflichtigen Hygienefaktor.
* Digitale Verifizierung: Sicherheitsfachkräfte dürfen erstmals bis zu 50 Prozent ihrer Grundbetreuung digital durchführen. Das ermöglicht ergonomisches Coaching per Video für Mitarbeiter im Wechsel zwischen Homeoffice und Firmenbüro – ein Prozess, der nun formal ins Sicherheitskonzept integriert werden muss.
Entlastung für KMU – aber mit Haken
Eine direkte Auswirkung der Neuregelung ist die Erleichterung für kleinere Unternehmen. Die Schwelle für das Modell der Alternativen Betreuung, das oft von Start-ups und Agenturen genutzt wird, wurde von 10 auf 20 Beschäftigte angehoben.
Das reduziert den bürokratischen Aufwand für kleine Teams in Shared Offices erheblich. Branchenkenner warnen jedoch vor der Kehrseite: Das Modell der Vereinfachten Regelbetreuung legt ein deutlich größeres Gewicht auf die Gefährdungsbeurteilung.
Für eine 15-Personen-Firma mit Desk-Sharing bedeutet das: Die Geschäftsführung ist nun direkt dafür verantwortlich zu dokumentieren, dass die geteilten Arbeitsplätze ergonomischen Standards genügen. Das Argument „Das wusste ich nicht“ zieht kaum noch, wenn die Vorschrift den Arbeitgeber ausdrücklich ermächtigt, die Sicherheit ohne externe Sicherheitsfachkraft zu managen – vorausgesetzt, er absolviert die erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen.
ASR A6 als verbindliche Messlatte
Die neuen Prüfpflichten setzen die technischen Regeln durch, die sich in den letzten 18 Monaten verfestigt haben. Die ASR A6 (Bildschirmarbeit) vom Juli 2024 ist nun die verbindliche Basis für die Kontrollen ab 2026.
Unter der neuen Prüfung reicht ein „Standard“-Schreibtisch nicht aus, wenn er sich nicht an die 5. Perzentile (kleiner Körperbau) und 95. Perzentile (großer Körperbau) der potenziellen Nutzer anpassen lässt. In einem Büro mit Festplätzen konnte man für einen kleinen Mitarbeiter einen kleinen Stuhl kaufen. In einem Desk-Sharing-System muss jeder Stuhl für jeden potenziellen Nutzer einstellbar sein.
Facility-Manager berichten, dass die neuen Pflichten eine Welle von Möbel-Audits auslösen. Weist ein Buchungssystem einem 1,90 m großen Mitarbeiter einen Schreibtisch zu, der nur auf 72 cm Höhe kommt, kann bereits das System selbst unter den neuen Standards als nicht konform bewertet werden.
Analyse: Das Ende der Hybrid-Work-Wildwest-Ära
Die Durchsetzung dieser Regeln markiert die Etablierung des Hybridmodells in Deutschland. Zwischen 2020 und 2024 operierten viele Unternehmen ihre Desk-Sharing-Modelle unter Übergangsregeln. Die Aktualisierung der DGUV Vorschrift 2 2026 signalisiert: Die Aufsicht betrachtet flexibles Arbeiten nun als Standard, nicht als Ausnahme.
Rechtsexperten sehen in der Möglichkeit digitaler Sicherheitschecks (z.B. per Video-Call) die Lösung eines großen logistischen Problems. Bisher musste eine Sicherheitsfachkraft physisch vor Ort sein – eine unmögliche Aufgabe, wenn die Belegschaft selten vollzählig anwesend ist. Die neue Regelung akzeptiert pragmatisch digitale Nachweise, fordert im Gegenzug aber höhere Datenqualität zu den potenziellen Gefahren der Shared Environment.
Die Entwicklung stellt auch Betriebsräte vor neue Aufgaben. Die Mitarbeitervertretungen sollen ihr Mitbestimmungsrecht nutzen, um sicherzustellen, dass „digitale Sicherheitschecks“ nicht zur Leistungsüberwachung, sondern strikt zur ergonomischen Verifizierung genutzt werden.
Ausblick und Handlungsbedarf für 2026
Unternehmen können für das Jahr 2026 branchenspezifische Umsetzungshilfen der verschiedenen Berufsgenossenschaften erwarten. Das Baugewerbe (BG BAU) und die gewerbliche Berufsgenossenschaft (BGN) haben bereits angekündigt, konkrete Checklisten zur neuen DGUV V2-Compliance zu veröffentlichen.
Für Personalabteilungen steht im ersten Quartal 2026 diese To-Do-Liste an:
1. Gefährdungsbeurteilung aktualisieren: Das „Rotationsrisiko“ in Desk-Sharing-Setups muss explizit erfasst werden.
2. Digitales Sicherheitskonzept definieren: Festlegen, wie und wann digitale Tools für ergonomisches Coaching eingesetzt werden.
3. Möbel-Audit durchführen: Sicherstellen, dass alle „buchbaren“ Arbeitsplätze die universellen Anpassungskriterien der ASR A6 erfüllen.
Mit der rechtlichen Regulierung der „New Work“-Infrastruktur endet die Ära der Improvisation. Im Vorteil sind Unternehmen, die Ergonomie nicht als lästige Pflichtübung, sondern als integralen Bestandteil ihrer Buchungssoftware und Bürokultur begreifen.
PS: Endlich Gefährdungsbeurteilungen erstellen, die jede Prüfung bestehen. Das kostenlose Download-Paket bietet fertige Vorlagen, eine prüfungsfeste Dokumentationsstruktur und praxisnahe Tipps, wie Sie digitale Sicherheitschecks rechtssicher integrieren – speziell zugeschnitten auf Desk-Sharing und die Anforderungen der ASR A6. So sind Personal- und Facility-Manager sicher vorbereitet, wenn Behörden die Systemkonformität überprüfen. Jetzt GBU-Download anfordern
