DATEV & Co.: Deutsche Firmen rüsten Reisekosten-Software für 2026 auf

Deutsche Unternehmen passen ihre Spesenabrechnung an geänderte Pauschalen an. Die wachsende Komplexität beschleunigt den Umstieg auf vollautomatisierte Softwarelösungen.

Deutsche Unternehmen modernisieren ihre Reisekostenabrechnung, um neuen Steuervorgaben zu genügen. Die Änderungen ab Januar 2026 sorgen für Verwirrung – und treiben die Digitalisierung voran.

Seit Jahresbeginn herrscht in den Buchhaltungsabteilungen deutscher Unternehmen Hochbetrieb. Neue Steuerregeln für Reisekosten, die am 1. Januar 2026 in Kraft traten, zwingen Firmen zur umfassenden Anpassung ihrer Abrechnungssysteme. Im Zentrum stehen eine geänderte Pendlerpauschale, aktualisierte Auslands-Diäten und komplexere Sachbezugswerte für Verpflegung. Die wachsende administrative Komplexität beschleunigt den Umstieg auf vollautomatisierte, digitale Lösungen von Anbietern wie DATEV oder SAP Concur.

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Die Zwei-Klassen-Pauschale: Verwirrung bei der Kilometerentschädigung

Eine der größten Herausforderungen im ersten Quartal 2026 ist die unterschiedliche Behandlung von Pendler- und Dienstreisekilometern. Das Steueränderungsgesetz erhöhte die Pendlerpauschale pauschal auf 0,38 Euro pro Kilometer – und das bereits ab dem ersten Kilometer. Bisher galt für die ersten 20 Kilometer nur ein Satz von 0,30 Euro.

Die Dienstreisepauschale für die Nutzung des privaten Pkw im Job bleibt jedoch strikt bei 0,30 Euro pro Kilometer. Diese Diskrepanz führte zu massiven Fehlern in den ersten Januar-Abrechnungen. Mehrere HR-Plattformen mussten dringende Klarstellungen veröffentlichen und falsche Gehaltsabrechnungen korrigieren. Steuerexperten warnen: Werden die Sätze vertauscht, drohen ernste Probleme mit dem Finanzamt.

Ausland dynamisch, Inland eingefroren

Für internationale Dienstreisen gelten seit Januar die neuen, vom Bundesfinanzministerium (BMF) im Dezember 2025 veröffentlichten Auslandstagegelder. Sie passen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen an die gestiegenen Lebenshaltungskosten in globalen Wirtschaftszentren an.

Im Inland hingegen herrscht Stillstand. Die geplanten Erhöhungen der Inlandspauschalen, etwa im Wachstumschancengesetz, wurden fallengelassen. Dienstreisende in Deutschland erhalten weiterhin 14 Euro bei Abwesenheiten von 8 bis 24 Stunden und 28 Euro für volle Tage. Dieser Kontrast zwischen dynamischen Auslands- und starren Inlandssätzen erfordert eine klare Kommunikation der Personalabteilungen.

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Komplexe Abzüge: Die „Mitternachts-Regel“ für Verpflegung

Eine weitere Neuerung betrifft die Sachbezugswerte für gestellte Verpflegung. Wird Mitarbeitern auf Reisen eine Mahlzeit bereitgestellt, muss das Tagegeld entsprechend gekürzt werden. Die Prozentsätze bleiben gleich: 20 Prozent für Frühstück, 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.

Die administrative Umsetzung wird jedoch immer aufwändiger. Bei einer Inlandsreise 2026 sind das 5,60 Euro Abzug für ein Frühstück und 11,20 Euro für eine Hauptmahlzeit. Besonders tückisch ist die Lage bei internationalen Reisen mit Grenzübertritten. Hier entscheidet der Aufenthaltsort um Mitternacht darüber, welches Landstagegeld gilt. Buchhaltungen müssen genau dokumentieren, wann und wo Mahlzeiten gestellt wurden, um den korrekten Abzug vorzunehmen.

Q1 2026: Digitalisierung wird zum Standard

Diese wachsende Komplexität treibt die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung voran. Anbieter von Spezialsoftware verzeichnen starke Nachfrage nach automatisierten Compliance-Funktionen. Manuelle Abrechnungen per Excel sind bei solch detaillierten Vorgaben kaum noch fehlerfrei zu bewältigen.

Unternehmen investieren daher verstärkt in digitale Workflows. Moderne Systeme aktualisieren automatisch die BMF-Auslandssätze, berechnen Mahlzeitenabzüge basierend auf digitalen Reiserouten und erkennen Diskrepanzen bei den Kilometersätzen. Die Integration mobiler Apps zum digitalen Belegscan direkt in die Lohn- und Finanzbuchhaltung entwickelt sich vom Nice-to-have zum Muss. Dieser digitale Shift entlastet sowohl reisende Mitarbeiter als auch die Buchhaltung im Backoffice.

Ausblick: KI-Checks und politischer Druck

Für den Rest des Jahres 2026 wird der Fokus auf optimierten Datenflüssen zwischen Buchungsplattformen, Firmenkreditkarten und Buchhaltungssoftware liegen. Sobald die technische Umsetzung der Januar-Regeln stabil läuft, dürfte Künstliche Intelligenz eine größere Rolle bei der automatischen Prüfung von Spesenabrechnungen spielen.

Während die Inlandstagegelder in diesem Jahr unverändert bleiben, könnten anhaltende Inflation und steigende Hotelkosten die politische Debatte um eine Anhebung der 14- und 28-Euro-Schwellen neu entfachen. Bis dahin setzen Unternehmen auf präzise Softwarelösungen, um im Dickicht der deutschen Reisekostenrichtlinien effizient zu navigieren.