Bürokratieentlastungsgesetz IV: Neue Fristen für die Aktenvernichtung 2026

Für deutsche Unternehmen beginnt 2026 mit einer erleichterten Aufräumaktion. Dank des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) verkürzen sich die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre. Doch Vorsicht: Für Banken und Versicherungen gelten strengere Regeln.

Die wichtigste Neuerung betrifft Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge und Kassenbons. Ihre Aufbewahrungsfrist wurde rückwirkend von zehn auf acht Jahre reduziert. Konkret bedeutet das: Dokumente aus dem Jahr 2017 oder früher dürfen jetzt vernichtet werden. Unter der alten Regelung hätten sie bis Ende 2027 aufbewahrt werden müssen.

Voraussetzung ist, dass keine laufenden steuer- oder zivilrechtlichen Verfahren die Aufbewahrung verlängern. Die Regelung gilt retrospektiv für alle Dokumente, deren Frist bei Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen war.

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Zu den betroffenen Belegen zählen laut Experten von Haufe und den Industrie- und Handelskammern (IHK):
* Eingangs- und Ausgangsrechnungen
* Bankbelege und Zahlungseingänge
* Lieferscheine (sofern sie buchungsrelevant sind)
* Lohnkonten

Voraussetzung ist, dass keine laufenden steuer- oder zivilrechtlichen Verfahren die Aufbewahrung verlängern. Die Regelung gilt retrospektiv für alle Dokumente, deren Frist bei Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen war.

Wichtige Ausnahme: Finanzbranche bleibt bei zehn Jahren

Während die meisten Unternehmen aufatmen können, müssen sich Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute auf eine Rückkehr zur alten Praxis einstellen. Das Bundeskabinett stellte für sie im August 2025 die Zehn-Jahres-Frist wieder her.

Hintergrund sind aufwändige Steuerstrafverfahren wie Cum-Ex- und Cum-Cum-Geschäfte. Für deren Aufklärung benötigen Ermittler oft einen zehnjährigen Datenrückblick. Für die Finanzbranche sind Dokumente aus dem Jahr 2017 damit nicht vernichtbar. Sie dürfen erst Belege aus 2015 und früher entsorgen.

Der praktische Leitfaden: Was darf 2026 weg?

Für die meisten Unternehmen (außerhalb des Finanzsektors) gelten 2026 drei zentrale Fristen zur Vernichtung, basierend auf dem letzten Eintrag im Dokument.

1. Zehn Jahre: Organisationsdokumente (2015 und älter)

Trotz der neuen Regelung für Belege behalten Kerndokumente ihre zehnjährige Frist. Vernichtet werden können nun Unterlagen mit letztem Eintrag aus 2015. Dazu zählen:
* Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
* Inventare und Handelsbücher
* Lageberichte der Geschäftsführung
* Organisationsunterlagen (z.B. Kontenrahmen)

2. Acht Jahre: Buchungsbelege (2017 und älter)

Hier kommt die neue Regelung zum Tragen. Sämtliche Buchungsbelege aus 2017 können entsorgt werden.

3. Sechs Jahre: Geschäftsbriefwechsel (2019 und älter)

Der allgemeine Geschäftsbriefverkehr unterliegt einer Sechs-Jahres-Frist. Damit sind Korrespondenz und Verträge aus 2019 freigegeben.

Digitale Löschung: Auch Server müssen aufgeräumt werden

„Vernichtung“ meint in der digitalen Arbeitswelt nicht nur den Aktenvernichter. Experten wie Dr. Datenschutz betonen, dass die Löschpflicht genauso für digitale Archive gilt. Wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet, erlischt oft auch die Rechtsgrundlage zur Speicherung personenbezogener Daten nach der DSGVO.

Unternehmen sind verpflichtet, Löschkonzepte zu implementieren. Diese müssen sicherstellen, dass E-Mail-Postfächer und Dokumenten-Management-Systeme systematisch von alten Daten aus den Jahren 2015, 2017 und 2019 bereinigt werden. Wer hier nachlässig ist, riskiert empfindliche Bußgelder.

Ausblick: Automatisierung durch die E-Rechnung

Langfristig wird die Aktenverwaltung einfacher. Seit dem verpflichtenden Rollout der B2B-E-Rechnung 2025 digitalisieren immer mehr Unternehmen ihre Buchhaltung vollständig. Bis 2027/2028, wenn die Übergangsfristen enden, wird der „Januar-Putz“ kaum noch physisches Schreddern, sondern vor allem automatisiertes digitales Löschen bedeuten. Bis dahin ist Hybridarbeit angesagt: Der Aktenvernichter bearbeitet das Papier aus den 2010er Jahren, während die IT-Abteilung die Server bereinigt.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuer- oder rechtsberatende Auskunft. Unternehmen sollten konkrete Aufbewahrungspflichten, insbesondere bei anhängigen Prüfungen, mit ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt klären.

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