BMF aktualisiert Pauschalen für Auslandsreisen 2025
17.12.2025 - 17:30:12
Für Dienstreisen ins Ausland gelten seit Jahresbeginn neue Verpflegungspauschalen. Das Bundesfinanzministerium hat die steuerfreien Tagessätze für 2025 angepasst – mit teils deutlichen Änderungen in wichtigen Wirtschaftszentren.
Die offiziellen Richtsätze für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten basieren auf dem BMF-Schreiben vom 2. Dezember 2024. Während die Inlandspauschalen unverändert blieben, wurden die Auslandssätze in mehreren Ländern den aktuellen Lebenshaltungskosten angeglichen. Für Unternehmen bedeutet dies: Reisekostenabrechnungen müssen aktualisiert werden, um steuerkonform zu bleiben.
Die Änderungen für 2025 fallen unterschiedlich aus. In einigen Ländern steigen die Pauschalen, in anderen sinken sie – eine direkte Reaktion auf lokale Inflation und Wechselkursschwankungen.
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Besonders relevant für deutsche Unternehmen: Japan wird günstiger. Die volle Tagespauschale sank um 3 Euro auf nun 50 Euro. Ganz anders in Finnland: Hier stieg der Satz um 4 Euro auf 54 Euro täglich. Auch für Brasilien legte das Ministerium die Pauschale um 4 Euro auf 69 Euro fest.
In Nordamerika blieben die Verpflegungspauschalen weitgehend stabil. Allerdings wurden die Übernachtungspauschalen für die USA und Kanada in den Bewertungstabellen des BMF nach oben korrigiert. Grund sind gestiegene Hotelpreise in vielen Metropolregionen.
Stabilität in Europa, neue Sachbezugswerte
Erleichterung für Geschäftsreisende innerhalb Europas: Für Nachbarländer wie Österreich, Frankreich und die Schweiz gelten weitgehend unveränderte Sätze. Das vereinfacht die Planung für Unternehmen mit regelmäßigen EU-Kontakten.
Parallel zu den Reisekostenpauschalen hat das BMF auch die Sachbezugswerte für 2025 aktualisiert. Diese Werte sind relevant, wenn Arbeitgeber Mahlzeiten stellen, die nicht als Reisekostenersatz gelten. Neu sind 2,30 Euro für Frühstück und 4,40 Euro für Mittag- oder Abendessen. Der monatliche Gesamtwert liegt jetzt bei 333 Euro.
So berechnen Sie die Pauschalen korrekt
Die Berechnungslogik bleibt 2025 unverändert, doch die neuen Sätze erfordern sorgfältige Anwendung. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Kurzaufenthalten und vollen Reisetagen.
Bei Auslandsreisen gilt: Übersteigt die Abwesenheit 8 Stunden, aber nicht 24 Stunden, erhalten Beschäftigte zwei Drittel der vollen Tagespauschale. Für komplette Kalendertage im Ausland wird der volle Satz fällig. Wichtig: Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt – etwa das Hotel-Frühstück – muss die Pauschale gekürzt werden. Die Abzüge berechnen sich immer vom vollen Tagessatz des Landes.
Beispiel Japan: Bei einem kostenlosen Frühstück (20 Prozent Abzug) reduziert sich der Anspruch von 50 Euro um 10 Euro.
Was Unternehmen jetzt beachten müssen
Die gezielten Anpassungen für 2025 erhöhen den Verwaltungsaufwand. Unterschiedliche Entwicklungen in wichtigen Geschäftszentren wie Tokio und Helsinki machen manuelle Abrechnungstabellen fehleranfällig.
„Die Änderungen sind punktuell, aber bedeutsam“, heißt es in einer Branchenanalyse. „Unternehmen sollten ihre Systeme umgehend aktualisieren, um Compliance-Risiken zu vermeiden.“ Besonders kritisch: Die korrekte Anwendung der Mitternachtsregel bei Reisen über Ländergrenzen hinweg. Entscheidend ist immer, wo sich der Reisende um 24:00 Uhr Ortszeit aufhält.
Ein praktischer Checklist für Firmen:
1. Reisekostensoftware (wie SAP Concur oder DATEV) mit den neuen BMF-Tabellen aktualisieren
2. Berechnungslogik für Grenzfälle überprüfen
3. Das BMF-Schreiben vom Dezember 2024 für mögliche Steuerprüfungen bereithalten
Die stabilen Inlandssätze deuten auf eine konservative Haltung des Gesetzgebers bei Reisesubventionen. Die gezielten Auslandsanpassungen zeigen hingegen, dass das Ministerium auf konkrete Wirtschaftsdaten reagiert – nicht auf pauschale Inflationsraten. Unternehmen sollten die BMF-Kommunikation im Herbst 2025 im Blick behalten, falls sich globale Preistrends weiter verschieben.
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