Betriebliche E-Mail: Zugriff im Krankheitsfall bleibt rechtliches Minenfeld
07.01.2026 - 00:42:12
Die erste Arbeitswoche 2026 beginnt für Personalabteilungen mit einer alten Unsicherheit: Der gesetzlich ungeregelte Zugriff auf Mitarbeiter-E-Mails während Abwesenheiten zwingt Unternehmen weiterhin zu einem Balanceakt zwischen Datenschutz und Betriebsnotwendigkeit.
Während sich die Anpassungen beim Mindestlohn auf 13,90 Euro und in der Sozialversicherung planmäßig umsetzen, fehlt nach wie vor der große Wurf: Das geplante Beschäftigtendatenschutzgesetz wurde mit der neuen Koalition 2025 endgültig auf Eis gelegt. Eine gesetzliche „Safe Harbor“-Regelung für den E-Mail-Zugriff ist damit auch 2026 nicht in Sicht. Stattdessen gilt weiterhin die strenge Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG).
Das zentrale Risiko für Unternehmen bleibt unverändert. Entscheidend ist die betriebliche Praxis zur privaten Nutzung. „Erlaubt oder duldet ein Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung auch nur stillschweigend, kann er als Telekommunikationsanbieter eingestuft werden“, warnen Compliance-Experten. Die Folge: Das Fernmeldegeheimnis nach dem TDDDG greift und der Zugriff auf das Postfach eines abwesenden Mitarbeiters ist praktisch unmöglich – selbst im dringenden Betriebsfall.
Rechtssicherheit bietet laut aktueller Beratungspraxis nur ein konsequenter Weg: eine vertraglich festgeschriebene untersagte Privatnutzung der betrieblichen IT. Wird das Postfach als rein dienstliches Werkzeug definiert, kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts und unter Beachtung der Verhältnismäßigkeit auf geschäftliche Korrespondenz zugreifen.
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Praxislösungen für plötzliche Abwesenheiten
Angesichts der aktuellen Krankheitswelle stellt sich die Frage nach praktikablen Lösungen dringender denn je. Experten empfehlen einen dreistufigen Aktionsplan:
- Klare vertragliche Regelung: Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung müssen den Zugriff explizit und unter welchen Bedingungen erlauben. Unpräzise Formulierungen wie „aus betrieblichem Anlass“ gelten als unzureichend.
- Technik vor Zugriff: Die datenschutzfreundlichste Lösung ist die Vermeidung des Zugriffs. Automatische Abwesenheitsnotizen mit Vertretungshinweis oder funktionale Team-Postfächer (z.B.
vertrieb@firma.de) sind erste Wahl. - Vier-Augen-Prinzip: Ist ein Zugriff unvermeidbar – etwa zur Beschaffung eines dringenden Vertrags – sollte dieser nur durch Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat gemeinsam, streng protokolliert und zunächst auf den Betreff beschränkt erfolgen.
Ausblick: Unternehmen sind auf sich gestellt
Eine gesetzliche Klarstellung noch in diesem Jahr gilt als äußerst unwahrscheinlich. Die Priorität für HR-Verantwortliche liegt daher auf internen Nachbesserungen: Betriebsvereinbarungen prüfen und Führungskräfte für die hohen Bußgeldrisiken bei Datenschutzverstößen sensibilisieren. Die Botschaft für 2026 bleibt eindeutig: Rechtssicherheit schafft nur eigene Vorsorge.
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