BEG IV: Digitale Arbeitsverträge sind erlaubt – aber nicht überall
18.01.2026 - 13:34:12
Deutschlands Personalabteilungen atmen auf: Seit 2025 erlaubt das Bürokratieentlastungsgesetz IV, Arbeitsbedingungen digital zu dokumentieren. Doch die neue Freiheit hat gefährliche Fallstricke. Ein Überblick für das Jahr 2026.
Die neue Regel: Textform statt Unterschrift
Der entscheidende Wandel trat am 1. Januar 2025 in Kraft. Das geänderte Nachweisgesetz ersetzte die strenge Schriftform – also die handschriftliche Unterschrift auf Papier – weitgehend durch die flexible Textform. Kernarbeitsbedingungen wie Gehalt, Arbeitszeit und Urlaubsanspruch dürfen seither per E-Mail oder als PDF übermittelt werden.
Doch diese Erleichterung ist an drei Bedingungen geknüpft: Der Mitarbeiter muss das Dokument elektronisch abrufen, speichern und drucken können. Zentral ist die dritte Pflicht: Der Arbeitgeber muss den Empfangsbestätigung ausdrücklich anfordern, etwa per Rückmail oder Bestätigungslink. „Ein einfacher Versandnachweis reicht vor Gericht nicht aus“, warnen Rechtsexperten. Die Bestätigung des Mitarbeiters muss archiviert werden.
Vorsicht: Veraltete Arbeitsvertragsklauseln und falsche Formulierungen nach dem neuen Nachweisgesetz können Personaler teuer zu stehen kommen – von unwirksamen Befristungen bis zu Bußgeldern. Das kostenlose E‑Book „Der Arbeitsvertrag“ erklärt die aktuellen Regeln, liefert 19 rechtssichere Musterformulierungen und zeigt, welche Klauseln Sie sofort anpassen sollten. Ideal für Personaler, Führungskräfte und Betriebsräte, die Verträge 2026 rechtssicher gestalten wollen. Kostenloses E‑Book mit Muster-Formulierungen herunterladen
Die gefährlichen Ausnahmen: Wo Papier Pflicht bleibt
Trotz der Digitalisierungswelle bleibt die handschriftliche Unterschrift in sensiblen Bereichen zwingend. Ein Fehler kann hier teure Folgen haben.
Befristete Verträge: Die größte Falle
Das Risiko ist beträchtlich: Wird ein befristeter Arbeitsvertrag nur per E-Mail oder über Plattformen wie DocuSign geschlossen, ist die Befristungsklausel unwirksam. Das Gesetz (§ 14 TzBfG) verlangt hier nach wie vor die Schriftform. Die Konsequenz? Aus dem geplanten Zeitvertrag wird automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Der Arbeitgeber kann dann nicht wie vorgesehen zum Auslaufdatum kündigen.
Kündigungen und Wettbewerbsverbote
Auch Kündigungen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB) sowie nachvertragliche Wettbewerbsverbote sind von der Digitalisierung ausgenommen. Eine Kündigung per E-Mail, SMS oder Messenger ist rechtlich unwirksam. Nur der physische Brief mit Originalunterschrift gilt.
Besondere Branchen
Für risikobehaftete Wirtschaftszweige nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – etwa Baugewerbe, Gastronomie oder Logistik – gilt die Erleichterung des BEG IV nicht. Hier bleibt die Schriftform für alle Arbeitsbedingungen verpflichtend.
Moderne Spielräume: Altersgrenzen und Zeugnisse
Das Gesetz brachte auch gezielte Erleichterungen. So dürfen Klauseln, die das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der gesetzlichen Regelaltersgrenze beenden, seit 2025 in Textform vereinbart werden. Standard-Arbeitsverträge können damit vollständig digital abgewickelt werden, wenn sie nur diese Befristung enthalten.
Ebenfalls modernisiert wurde die Regelung zu Arbeitszeugnissen. Sie dürfen mit Einwilligung des Mitarbeiters elektronisch ausgestellt werden. In der Praxis erfordert dies meist eine qualifizierte elektronische Signatur, um die Echtheit zu gewährleisten.
Strategie für Personalabteilungen 2026
Ein Jahr nach der Reform setzt sich in Unternehmen ein hybrides Vorgehen durch:
* Unbefristete Standardverträge: Voll digital über HR-Portale.
* Befristete Verträge: Klassischer Postversch oder Unterschriftstermin vor Ort.
* Kündigungen: Weiterhin strikt papierbasiert.
Die Herausforderung liegt im Prozessmanagement. Personaler müssen auf einen Blick erkennen können, welcher Vertragstyp vorliegt und welche Formvorschrift gilt. Die Branche drängt auf weitere Vereinfachungen, vor allem bei Befristungen. Für 2026 sind jedoch keine gesetzlichen Änderungen in Sicht. Die Devise lautet: Die neue digitale Freiheit nutzen – aber die altbekannten Fallstricke sicher umschiffen.
PS: Sie möchten Befristungen, Kündigungen und Zeugnis‑Regeln rechtssicher abwickeln? Holen Sie sich den kostenlosen Praxisleitfaden mit sofort einsetzbaren Muster‑Formulierungen und einer Checkliste zur Archivierung von Nachweisen nach dem neuen Nachweisgesetz. So vermeiden Sie teure Fehler bei befristeten Verträgen und formellen Kündigungen. Jetzt gratis E‑Book ‘Der Arbeitsvertrag’ sichern
