Archiv-Entlastung 2026: Neue Fristen für die Dokumentenvernichtung
09.02.2026 - 17:31:12
Für deutsche Unternehmen beginnt das Jahr mit einer wichtigen Pflicht: der rechtssicheren Vernichtung alter Geschäftsunterlagen. Eine Gesetzesänderung verkürzt die Aufbewahrungsfristen – doch Vorsicht ist geboten, denn nicht alle Dokumente dürfen einfach entsorgt werden.
Diese Fristen gelten jetzt für Buchhaltungsdokumente
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen starten mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem ein Dokument entstanden ist. 2026 ergeben sich daraus konkrete Vernichtungszeiträume.
Acht Jahre für Buchungsbelege: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Rechnungen, Quittungen und Lieferscheine von zehn auf acht Jahre reduziert. Seit 1. Januar 2025 in Kraft, bedeutet das: Anfang 2026 können alle Buchungsbelege bis einschließlich 2017 vernichtet werden.
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Zehn Jahre für Jahresabschlüsse: Für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Handelsbücher gilt weiterhin die zehnjährige Frist. Entsorgt werden dürfen damit Anfang 2026 alle Unterlagen aus dem Jahr 2015 und früher.
Sechs Jahre für Geschäftsbriefe: Empfangene und versandte Handelsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Hier ist die Vernichtung von Dokumenten bis einschließlich 2019 möglich.
Eine Ausnahme gibt es für Finanzdienstleister unter BaFin-Aufsicht: Für sie tritt die Fristverkürzung erst mit einem Jahr Verzögerung, also ab 1. Januar 2026, in Kraft.
Wann die Vernichtung trotzdem tabu ist
Abgelaufene Fristen sind kein Freibrief für die Entsorgung. In bestimmten Fällen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht – und eine Vernichtung kann rechtliche Konsequenzen haben.
Laufende Prüfungen und Verfahren sind der häufigste Grund. Sobald eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt begonnen hat, müssen alle relevanten Unterlagen bis zum Abschluss aufbewahrt werden. Das gilt auch für Einspruchsverfahren oder Klagen vor Finanzgerichten.
Auch vorläufige Steuerbescheide (§ 165 Abgabenordnung) verlängern die Pflicht. Erst wenn der Bescheid für endgültig erklärt wird, beginnt die Frist zu laufen. Bei steuerstrafrechtlichen Ermittlungen sind die betreffenden Dokumente ebenfalls weiter vorzuhalten.
Im Zweifelsfall raten Experten zur längeren Aufbewahrung oder zur Rücksprache mit dem Steuerberater. Ein Fehler kann teuer werden.
So gelingt die rechtskonforme Vernichtung
Die Entsorgung im Altpapier reicht nicht aus. Die Vernichtung muss datenschutzkonform und unumkehrbar sein – für Papierakten ebenso wie für digitale Daten.
Für physische Dokumente gibt die Norm DIN 66399 den Standard vor. Sie definiert Schutzklassen, die festlegen, wie klein die Partikel nach der Zerkleinerung sein müssen. Je sensibler die Daten, desto höher die Sicherheitsstufe. Viele Unternehmen beauftragen dafür zertifizierte Dienstleister.
Bei digitalen Unterlagen ist der Prozess komplexer. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern eine revisionssichere Archivierung und Löschung. Ein einfaches Löschen oder Formatieren genügt nicht, da Daten oft wiederherstellbar bleiben.
Erforderlich ist der Einsatz spezieller Löschsoftware oder die physische Zerstörung der Datenträger – etwa durch das Schreddern von Festplatten.
Digitalisierung stellt Archive vor neue Aufgaben
Die zunehmende Digitalisierung erleichtert einerseits die Verwaltung. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) können Aufbewahrungsfristen automatisieren. Andererseits muss auch der digitale Löschprozess am Ende des Lebenszyklus technisch sicher und definiert sein.
Die Finanzverwaltung kann bei Prüfungen den maschinell auswertbaren Zugriff auf steuerrelevante Daten der vergangenen Jahre verlangen. Unternehmen müssen ihre Prozesse daher regelmäßig an die aktuelle Rechtslage anpassen.
Ein klares Löschkonzept, das steuerrechtliche Pflichten und die DSGVO vereint, ist für die rechtssichere Unternehmensführung unerlässlich. Die Dynamik der Gesetzgebung – wie Diskussionen um längere Fristen für Banken zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung – zeigt: Das Thema Archiv bleibt in Bewegung.
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