Arbeitszeitgesetz: Kleine Betriebe dürfen manuell erfassen

Die geplante Arbeitszeitreform sieht eine Ausnahme von der elektronischen Zeiterfassung für Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern vor. Die grundsätzliche Dokumentationspflicht besteht jedoch bereits jetzt.

Die Bundesregierung vollzieht die größte Arbeitszeitreform seit Jahrzehnten. Während die Einführung der 48-Stunden-Woche die Debatte dominiert, schauen Kleinbetriebe vor allem auf die Pflicht zur Zeiterfassung. Nach dem aktuellen Entwurf sollen Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern von der elektronischen Pflicht ausgenommen werden. Doch Anwälte warnen: Die grundsätzliche Erfassungspflicht gilt bereits heute.

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Die Rechtslage ist schon heute eindeutig

Ein gefährlicher Irrglaube hält sich hartnäckig: Viele Kleinunternehmer denken, die Zeiterfassungspflicht beginne erst mit dem neuen Gesetz. Das ist falsch. Die Pflicht ist bereits seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 rechtsverbindlich. Sie leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ab und gilt für alle Arbeitgeber.

Behörden können diese Pflicht bereits durchsetzen. Wer keine objektiven, zuverlässigen und zugänglichen Aufzeichnungen führt, riskiert bei Kontrollen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Kleinbetriebe können es sich nicht leisten, auf den finalen Gesetzestext zu warten.

Der Entwurf: Ausnahme für Kleinbetriebe

Der Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums will die Rechtsprechung in konkretes Recht gießen. Kern ist die Einführung der elektronischen Zeiterfassung als Standard. Doch für die kleinsten Wirtschaftsakteure ist eine Ausnahme vorgesehen.

Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten sollen von der strengen elektronischen Pflicht befreit werden. Für sie bleiben manuelle Methoden wie Papier-Stundenzettel oder Tabellenausdrucke erlaubt. Voraussetzung: Die Aufzeichnungen müssen am Arbeitstag erfolgen und vor Manipulation geschützt sein.

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die knapp über der Zehn-Personen-Grenze liegen, plant die Koalition Übergangsfristen. Die grundsätzliche Pflicht, jede Arbeitsstunde zu dokumentieren, bleibt jedoch für alle Betriebe bestehen – auch für den Ein-Mann-Handwerksbetrieb.

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Flexibilisierung durch die 48-Stunden-Woche

Die Zeiterfassung ist eng mit dem zweiten großen Reformbaustein verknüpft: der Abschaffung des starren Acht-Stunden-Tages. Künftig soll ein wöchentliches Maximum von 48 Stunden gelten.

Verbände wie der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordern diese Flexibilität seit langem. Sie erlaubt es, schwankende Auftragslagen und saisonale Spitzen besser zu bewältigen. Eine Baucrew könnte so an sonnigen Tagen zehn Stunden arbeiten und dafür früher ins Wochenende starten.

Die Gewerkschaften fordern im Gegenzug strenge Kontrollen. Ohne minutiöse Zeiterfassung, so ihr Argument, drohten unbezahlte Überstunden und Burnout. Die Dokumentation wird so zum essenziellen Kontrollinstrument für das neue, flexible Arbeitszeitmodell.

Warum digitale Systeme trotzdem sinnvoll sind

Auch wenn das Gesetz Papieraufzeichnungen erlaubt, raten Experten dringend zu digitalen Lösungen. Die manuelle Berechnung flexibler Wochenstunden, die Nachverfolgung von Überstunden und die Einhaltung der Mindestlohndokumentation überfordert viele Kleinunternehmer.

Moderne, cloudbasierte Zeiterfassungs-Apps sind erschwinglich und einfach. Mitarbeiter stempeln per Smartphone ein und aus – ideal für Handwerker auf der Baustelle oder mobile Pflegekräfte. Die Systeme weisen Stunden automatisch Projekten oder Kunden zu. So geht keine abrechenbare Zeit verloren.

Digitale Systeme bieten zudem mehr Rechtssicherheit. Sie führen manipulationssichere und DSGVO-konforme Aufzeichnungen, die bei einer Betriebsprüfung sofort vorgelegt werden können. Handschriftliche Zettel sind dagegen oft unleserlich, unvollständig oder gehen verloren. Das birgt unnötige Risiken.

Ein politischer Kompromiss mit digitalem Trend

Die Reform spiegelt einen politischen Balanceakt wider. Die elektronische Pflicht für größere Firmen bei gleichzeitiger Schonung der Kleinstbetriebe soll robusten Arbeitnehmerschutz mit der Wirtschaftsrealität vereinen.

Marktbeobachter sehen jedoch einen klaren Trend: Die gesamte Geschäftsabwicklung – von der Lohnbuchhaltung bis zum Projektmanagement – wird digital. Ein isolierter, papierbasierter Prozess für die Zeiterfassung passt da nicht mehr ins Bild. Viele Kleinbetriebe werden daher freiwillig auf digitale Lösungen umsteigen, um wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben.

Unternehmer sollten die Übergangsphase nutzen, um ihre bisherige Praxis zu überprüfen. Auch wer von der Ausnahme Gebrauch machen kann, sollte einfache digitale Tools testen. Transparente Zeiterfassung ist keine bloße Bürokratie, sondern die Grundlage für modernes und rechtssicheres Wirtschaften.