Arbeitszeiterfassung: Die Schonfrist für Unternehmen ist vorbei
19.02.2026 - 04:51:11 | boerse-global.de
Behörden setzen die Pflicht zur lückenlosen Zeiterfassung jetzt aktiv durch – auch ohne neues Gesetz. Für die deutsche Wirtschaft bedeutet das: Handeln statt Hoffen.
Die lange Phase des Abwartens ist beendet. Obwohl eine finale gesetzliche Neuregelung zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland weiter auf sich warten lässt, schaffen Behörden und Gerichte seit Februar 2026 Fakten. Die Kernbotschaft an Unternehmen ist eindeutig: Die systematische Dokumentation von Arbeitszeiten ist keine Zukunftsvision mehr, sondern eine unmittelbare, durchsetzbare Pflicht. Wer sie ignoriert, riskiert behördliche Anordnungen und Bußgelder.
Behörden ergreifen die Initiative
Die entscheidende Wende Anfang 2026 kommt nicht aus dem Parlament, sondern von den Aufsichtsbehörden. Gewerbeaufsichtsämter setzen die bestehende Rechtslage nun konsequent um. Sie können Firmen per Verwaltungsakt zur Einführung eines lückenlosen Erfassungssystems zwingen.
Diese neue Praxis wird von Verwaltungsgerichten gestützt. Die Richter argumentieren, dass die Erfassungspflicht ein integraler Bestandteil des Gesundheitsschutzes nach dem Arbeitsschutzgesetz ist. Sie bedarf keiner weiteren gesetzlichen Ausformulierung, um gültig zu sein. Das Risiko für Unternehmen ist damit konkret und greifbar geworden.
Die Rechtslage ist seit 2022 klar
Die Grundlage für dieses Vorgehen ist nicht neu. Den entscheidenden Schritt vollzog das Bundesarbeitsgericht (BAG) bereits im September 2022. Es urteilte, dass die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung bereits aus dem geltenden Arbeitsschutzgesetz folgt.
Arbeitgeber müssen demnach Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren. Dies dient der Überwachung der Einhaltung von Höchstarbeits- und Ruhezeiten. Die Pflicht gilt für alle Betriebe, unabhängig von ihrer Größe. Hintergrund ist eine EU-weite Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019.
Elektronische Systeme werden zum Standard
Obwohl die Form der Erfassung rechtlich zunächst offenblieb, hat sich die elektronische Methode zum De-facto-Standard entwickelt. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales von 2023 sieht die digitale Erfassung als Regelfall vor.
Behörden und Unternehmen orientieren sich bereits an dieser politischen Zielrichtung. Vor allem für mittlere und große Betriebe gelten digitale, manipulationssichere Systeme als unerlässlich, um rechtssicher zu agieren. Der Gesetzesentwurf droht zudem mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro bei Verstößen.
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Was bedeutet das für Vertrauensarbeitszeit?
Eine verbreitete Sorge ist das Ende flexibler Modelle wie der Vertrauensarbeitszeit. Experten geben jedoch Entwarnung: Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass keine Zeit erfasst wird. Sie beschreibt vielmehr den Verzicht auf engmaschige Anwesenheitskontrollen bei gleichzeitigem Vertrauen in die Pflichterfüllung der Mitarbeiter.
Die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit bleibt jedoch bestehen. Die Verantwortung dafür liegt beim Arbeitgeber, auch wenn die praktische Erfassung an die Beschäftigten delegiert werden kann. Unternehmen müssen also auch im Homeoffice oder bei flexiblen Modellen Rahmenbedingungen für eine lückenlose Dokumentation schaffen.
Vom Warten zum Handeln
Die Entwicklung markiert einen Wendepunkt. Die Debatte hat sich vom „Ob“ einer Pflicht zum „Wie“ ihrer praktischen Umsetzung verschoben. Die jahrelange Rechtsunsicherheit wird nun durch die aktive Durchsetzung der Behörden beseitigt.
Unternehmen können nicht länger auf den Gesetzgeber warten. Sie sind aufgefordert, ihre Prozesse zu überprüfen und ein objektives, verlässliches System zur Zeiterfassung zu implementieren. Die Schonfrist ist vorbei. Die Ära der dokumentierten Arbeitszeit hat für alle begonnen.
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