Arbeitszeiterfassung: Deutschland verschärft Pflicht zur digitalen Kontrolle

Die Arbeitszeiterfassung wird endgültig zur Pflicht – und zwar digital. Nach jahrelangem Tauziehen hat die neue Bundesregierung im Koalitionsvertrag 2025 die elektronische Zeiterfassung festgeschrieben. Für Unternehmen endet damit die Ära handschriftlicher Stundenlisten.

Während der private Sektor bereits an der Umsetzung arbeitet, hinkt der öffentliche Dienst dramatisch hinterher. Die Gewerkschaft Erziehung und Wissenschaft (GEW) kritisierte am 1. Dezember scharf, dass drei Jahre nach dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts Lehrkräfte noch immer ohne systematische Erfassung arbeiten. Ein Zustand, der die wahre Belastung verschleiert – und unbezahlte Überstunden unsichtbar macht.

Die neue Bundesregierung hat die Weichen gestellt: Elektronische Zeiterfassung wird zum Standard. Der Koalitionsvertrag 2025 verankert die digitale Pflicht und schließt damit eine rechtliche Lücke, die seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 bestand.

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Doch die Regierung verknüpft die Pflicht mit einem politischen Tauschgeschäft. Während die Erfassung strenger wird, sollen Arbeitszeitgrenzen flexibler werden. Statt der starren Acht-Stunden-Grenze pro Tag plant das Bundesarbeitsministerium eine wöchentliche Höchstgrenze. Ein Entgegenkommen an Arbeitgeberverbände, die seit Jahren mehr Spielraum fordern.

Die Botschaft ist dennoch eindeutig: Papierbasierte Systeme – die berüchtigte “Zettelwirtschaft” – werden ausgedient haben. Manipulationssichere digitale Lösungen werden zum neuen Standard.

Öffentlicher Dienst am Pranger: GEW prangert Lehrkräfte-Überlastung an

Während Unternehmen digitale Zeiterfassungssysteme einführen, herrscht im öffentlichen Sektor teils chaotische Untätigkeit. Am 1. Dezember 2025 erhob die GEW Nordrhein-Westfalen schwere Vorwürfe gegen das Land: Drei Jahre nach dem wegweisenden BAG-Urteil existiere für Lehrkräfte noch immer kein systematisches Erfassungssystem.

“Im Schulbereich fehlt dies bis heute”, stellte die Gewerkschaft fest. Die Konsequenz? Überstunden bleiben undokumentiert, Arbeitsbelastung unsichtbar. Die GEW fordert ein System, das Arbeitsbeginn, -ende und Pausen elektronisch und fälschungssicher dokumentiert – nicht nur Überstunden.

Der Vorwurf wiegt schwer: Der Staat, der die Zeiterfassung vorschreibt, versagt bei der Umsetzung für seine eigenen Beschäftigten. Eine Diskrepanz, die unter der neuen Regierung zunehmend unhaltbar wird.

Rechtslage heute: Warten ist keine Option mehr

Können Unternehmen noch abwarten, bis das neue Gesetz kommt? Rechtsexperten warnen eindringlich: Nein. Das Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gilt bereits jetzt als geltendes Recht.

Aktuelle Pflichten für Arbeitgeber (Stand: 4. Dezember 2025):

• Sofortige Verpflichtung: Erfassung der gesamten Arbeitszeit, nicht nur Überstunden
• Form der Erfassung: Bis zur Gesetzesreform theoretisch noch frei wählbar (Excel, Papier) – praktisch jedoch zunehmend riskant
• Risiko bei Untätigkeit: Keine systematische Erfassung verschiebt die Beweislast in Lohnstreitigkeiten drastisch zugunsten der Arbeitnehmer

Die Schonfrist läuft ab. Mit dem Koalitionsvertrag 2025, der explizit auf Digitalisierung setzt, werden Behörden voraussichtlich nicht länger wegsehen, wenn Unternehmen noch auf veraltete Systeme setzen.

Vertrauensarbeitszeit vs. Kontrolle: Der Spagat

Wie passt die Erfassungspflicht zur “Vertrauensarbeitszeit”, die viele Unternehmen praktizieren? Diese Frage bleibt das zentrale Spannungsfeld der Arbeitszeitdebatte 2025.

Befürworter argumentieren, moderne digitale Tools könnten Vertrauen und Dokumentation vereinen. App-basierte Check-in-Systeme erfüllen die Anforderung an “objektive und zuverlässige” Daten, ohne dass Mitarbeiter eine Stechuhr betätigen müssen.

Kritiker fürchten jedoch Überwachung statt Schutz. Ohne klare Grenzen – wie sie die GEW für Lehrkräfte fordert – könnte digitale Erfassung zur Kontrolltechnologie werden statt zum Instrument des Arbeitnehmerschutzes.

Ausblick 2026: Das Gesetz kommt

Die Zeit der Unklarheit endet. Analysten erwarten, dass das Bundesarbeitsministerium im ersten Quartal 2026 einen Gesetzentwurf vorlegt. Die Grundlagen dafür hat der Koalitionsvertrag bereits gelegt.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer noch auf handschriftliche Zeitlisten setzt, lebt auf Pump. Die elektronische Pflicht ist politisch beschlossen, die Umsetzung nur noch Formsache. Die Durchsetzungsphase dürfte 2026 beginnen – spätestens dann wird aus der theoretischen Pflicht eine praktische Kontrolle mit Bußgeldrisiko.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber:

• Sofortcheck: Erfüllen aktuelle Systeme die ECJ-Kriterien “objektiv, verlässlich, zugänglich”?
• Modernisierung: Papierbasierte Lösungen zeitnah durch digitale Systeme ersetzen
• Rechtssicherheit: Dokumentation bereits heute so gestalten, als gelte das neue Gesetz

Die Botschaft aus Berlin ist unmissverständlich: Die Ära der Arbeitszeiterfassung nach Gutdünken ist vorbei. Deutschland macht Ernst mit der digitalen Kontrolle – ob Wirtschaft und öffentlicher Dienst mithalten können, wird sich 2026 zeigen.

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