Arbeitszeiterfassung: Deutsche Firmen im Rechtsvakuum
18.01.2026 - 04:32:12
Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt schon heute – doch wie sie konkret umzusetzen ist, bleibt unklar. Während die Politik über eine Reform des Arbeitszeitgesetzes streitet, müssen Unternehmen bereits jetzt alle Arbeitsstunden systematisch dokumentieren. Diese Pflicht, die auf ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 zurückgeht, stellt Betriebe vor erhebliche Herausforderungen, besonders bei Dienstreisen und Bereitschaftsdienst.
Ein Gerichtsurteil als Gesetz-Ersatz
Trotz der Debatte um ein neues Gesetz ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung keine Zukunftsmusik. Seit dem BAG-Urteil von 2022 ist sie geltendes Recht. Das Gericht leitete die Pflicht aus dem bestehenden Arbeitsschutzgesetz ab, das es im Lichte eines EuGH-Urteils von 2019 auslegte. Seither muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden verlässlich dokumentieren.
Die Methode ist derzeit noch nicht streng vorgeschrieben. Ein geleakter Gesetzentwurf von 2023 sah eine verpflichtende elektronische Erfassung vor, wurde aber nie verabschiedet. Theoretisch sind also noch Papierlisten oder Tabellenkalkulationen erlaubt – vorausgesetzt, das System ist objektiv, zuverlässig und zugänglich. Der politische Trend zeigt jedoch klar in Richtung einer digitalen Pflicht. Unternehmen stehen damit vor der Aufgabe, die aktuelle Rechtsprechung umzusetzen und sich gleichzeitig auf eine digitale Zukunft vorzubereiten.
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Die knifflige Frage der Dienstreisen
Die allgemeine Erfassungspflicht gilt uneingeschränkt auch für Dienstreisen, auch wenn es hier an klaren gesetzlichen Vorgaben mangelt. Reisezeit gilt oft als Arbeitszeit, insbesondere wenn Beschäftigte während der Fahrt aktiv arbeiten, etwa am Laptop im Zug. Aber auch reine Fahrzeiten können als Arbeitszeit durchgehen, wenn sie betrieblich notwendig und vom Arbeitgeber angeordnet sind.
Alle diese Stunden müssen lückenlos dokumentiert werden, um die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen zu gewährleisten. Da ein neues Gesetz fehlt, müssen die Firmen eigene, klare Richtlinien für die Erfassung von Reise- und Außendienstzeiten entwickeln. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber – auch wenn er die Dokumentation an den Reisenden delegiert. Eine Pflichtverletzung stellt einen Verstoß gegen das Arbeitsschutzgesetz dar und birgt erhebliche rechtliche Risiken.
Präzision bei Bereitschaft und Rufbereitschaft
Besonders genau muss bei Bereitschaftsdienst dokumentiert werden. Hier muss der Arbeitnehmer am Arbeitsort oder einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort verfügbar sein. Diese gesamte Zeit gilt als Arbeitszeit und ist vollständig zu erfassen. Anders bei der Rufbereitschaft: Hier kann der Mitarbeiter den Aufenthaltsort frei wählen, solange er erreichbar ist. Nur die Zeiten aktiver Arbeit zählen.
Die lückenlose Erfassung stellt sicher, dass auch Inaktivitätsphasen während des Bereitschaftsdienstes auf die täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeiten angerechnet werden. So wird verhindert, dass Beschäftigte die gesetzlichen Grenzen überschreiten, und der gesetzliche Mindestabstand von elf Stunden zwischen den Schichten gewahrt. Für Arbeitgeber ist ein zuverlässiges System der einzige Weg, die Compliance nachzuweisen und die Personaleinsatzplanung rechtssicher zu gestalten.
Zwischen Urteil und Gesetz: Unternehmen in der Zwickmühle
Die Verzögerung bei der Gesetzgebung hat für deutsche Unternehmen eine schwierige Grauzone geschaffen. Sie bewegen sich zwischen dem klaren richterlichen Auftrag des BAG und dem Fehlen konkreter gesetzlicher Vorgaben. Das zwingt Firmen, die Urteile eigenständig auszulegen – ein riskantes Unterfangen. Die politische Diskussion wird zusätzlich verkompliziert durch einen verwandten Reformvorschlag: die starre tägliche Höchstarbeitszeit durch ein flexibleres Wochenmittel zu ersetzen. Einig sind sich die Politiker jedoch, dass solche Flexibilisierungen nur auf Basis einer präzisen, objektiven und wohl elektronischen Zeiterfassung möglich sind.
Proaktive Unternehmen sind hier im Vorteil. Wer in moderne, digitale Zeiterfassungssysteme investiert, erfüllt nicht nur die aktuellen gerichtlichen Vorgaben, sondern rüstet sich auch für die unvermeidlichen gesetzlichen Änderungen. Dieser Ansatz minimiert rechtliche Risiken, erhöht die Transparenz und liefert die präzisen Daten, die für die Steuerung flexibler Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit nötig sind. Von der Dokumentationspflicht sind auch diese Modelle nicht ausgenommen.
Die Zukunft ist digital – auch ohne neues Gesetz
Die Richtung des deutschen Arbeitsrechts ist eindeutig: Flächendeckende und elektronisch nachvollziehbare Zeiterfassung wird zum Standard. Wann ein entsprechendes Gesetz kommt, ist Anfang 2026 noch ungewiss. Die grundlegende Pflicht zur Erfassung aller Arbeitsstunden gilt jedoch bereits jetzt. Experten erwarten, dass ein künftiges Gesetz elektronische Systeme vorschreiben wird, möglicherweise mit gestaffelten Fristen je nach Unternehmensgröße, ähnlich dem Entwurf von 2023.
Abzuwarten ist für Unternehmen eine riskante Strategie. Die bestehende Rechtspflicht, festgelegt vom höchsten Arbeitsgericht des Landes, ist sofort durchsetzbar. Firmen sollten daher ihre Erfassungsmethoden dringend überprüfen und aktualisieren. Sie müssen systematisch, vollständig und fälschungssicher sein. Eine digitale Lösung einzuführen, bereitet nicht nur auf künftige Gesetze vor. Sie bietet auch heute schon die notwendigen Werkzeuge, um den komplexen Dokumentationsanforderungen für mobiles Arbeiten, Dienstreisen und Bereitschaftsdienst gerecht zu werden.
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