Betriebsprüfung angekündigt, Buchhaltungsdaten nicht mehr erreichbar: Wenn der alte Rechner die Unterlagen hat

Dresden - Das Schreiben vom Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung an und nennt die Jahre, für die Unterlagen bereitzustellen sind. In den Ordnern ist alles da. Die dazugehörigen Buchungsdaten liegen jedoch auf einem Rechner, der vor zwei Jahren ausgemustert wurde, im Kassensystem, das der Nachfolger ersetzt hat, oder in einer Ablage, die eine Mitarbeiterin führte, die nicht mehr im Betrieb ist. Aufbewahrungspflichten für Buchführungsunterlagen laufen über Jahre. Geräte, Programme und Zuständigkeiten tun das nicht. RecoveryLab aus Leipzig beschreibt, wie ein Datenbestand formal vorhanden und technisch unerreichbar zugleich sein kann und was vor dem Prüfungstermin zu tun ist.

Die Pflicht läuft weiter, die Technik nicht

Ein Buchhaltungsprogramm speichert seine Daten selten als einfache Dateien. Üblich sind Datenbanken in einem Format, das nur die jeweilige Software liest, oft in genau der Version, mit der die Daten angelegt wurden. Wird der Rechner ersetzt, zieht die Software mit, die Datenbank aber nur dann, wenn jemand sie bewusst mitgenommen hat. Ein Kassensystem hält seine Journale auf einem eigenen Datenträger, der beim Gerätetausch häufig mit dem Altgerät den Betrieb verlässt. Und eine Sicherung auf einer externen Platte oder einem Band nützt nur, wenn ein Laufwerk vorhanden ist, das sie liest, und ein Programm, das den Inhalt versteht. In vielen Betrieben existiert der Bestand also noch, aber verteilt auf Geräte, die im Schrank liegen, und Software, die nicht mehr installiert ist. Aufgefallen ist das bis zur Prüfungsankündigung niemandem, weil niemand die alten Zahlen gebraucht hat.

Was mit einem Datenträger geschieht, der jahrelang liegt

Ein Rechner, der ausgemustert wurde, ist selten sorgfältig eingelagert worden. Er stand im Keller, im Lager oder unter dem Schreibtisch. Bei einer klassischen Festplatte können lange Standzeiten der Mechanik zusetzen, dem Lager der Spindel ebenso wie den Bauteilen auf der Elektronikplatine; bei einer SSD, die jahrelang ohne Strom lag, gelten die Grenzen der Datenerhaltung, die für gelagerte Flash-Speicher bekannt sind. Beides zeigt sich in der Regel erst beim ersten Einschalten, und dieser Moment fällt in der beschriebenen Lage auf den Tag, an dem die Daten dringend gebraucht werden. Hinzu kommt bei Bürorechnern der letzten Jahre häufig eine Verschlüsselung wie BitLocker, mitunter ohne dass jemand im Betrieb sie bewusst eingerichtet hat. Ohne Wiederherstellungsschlüssel oder einen anderen gültigen Entsperrweg lässt sich ein solcher Bestand nicht auswerten, auch bei technisch intaktem Laufwerk; wer den Schlüssel noch hat, meist im Konto des damaligen Nutzers oder beim IT-Dienstleister, legt ihn vor dem ersten Startversuch bereit.

Womit Betroffene die Lage verschlechtern

Der erste Impuls ist, das alte Gerät einzuschalten und nachzusehen. Läuft es an, ist das die beste aller Nachrichten, und der nächste Schritt ist, den Datenbestand sofort auf einen anderen Datenträger zu kopieren, bevor irgendetwas anderes damit geschieht. Meldet sich das Gerät jedoch mit Fehlern, mit Klickgeräuschen, mit einem Laufwerk, das im Explorer erscheint und beim Zugriff hängen bleibt, dann verschlechtert jeder weitere Versuch die Ausgangslage. Reparaturfunktionen des Betriebssystems, die am Dateisystem ansetzen, verändern den Bestand. Eine neu installierte Buchhaltungssoftware, die auf demselben Laufwerk landet, überschreibt Bereiche, in denen die alte Datenbank lag. Ein Recovery-Programm, das gefundene Dateien auf den Ursprungsdatenträger zurückschreibt, tut dasselbe. Und ein Laufwerk, das in einen anderen Rechner eingebaut wird, kann dort von der automatischen Reparatur des neuen Systems bearbeitet werden, bevor jemand es bemerkt.

Was vor dem Termin sinnvoll ist

Der Zeitplan ist der wichtigste Faktor. Eine Analyse im Labor braucht Tage, eine Rekonstruktion je nach Zustand länger, und eine Prüfung hat einen festen Termin. Deshalb lohnt sich als Erstes eine Bestandsaufnahme: Welche Geräte, Datenträger und Sicherungen könnten den fraglichen Zeitraum überhaupt enthalten? Der ausgemusterte Rechner, das alte Kassengerät, die externe Platte aus der Schublade, der Sicherungsdatenträger des IT-Dienstleisters von damals. Zu jedem Fund gehört die Notiz, welche Software in welcher Version die Daten geschrieben hat, denn ein gerettetes Datenbankformat ist erst dann brauchbar, wenn ein Programm es öffnen kann. Datenträger, die Symptome zeigen, werden ausgebaut, beschriftet und im Originalzustand übergeben, ohne weitere Startversuche. Die rechtliche Seite, also welche Unterlagen in welcher Form vorgelegt werden müssen und was gilt, wenn ein Teil davon fehlt, gehört in das Gespräch mit der Steuerberatung. RecoveryLab beschreibt die technische Seite.

Vorgehen im Labor

RecoveryLab sichert den Datenträger, soweit technisch möglich, zunächst in Form eines Abbilds und wertet anschließend die gesicherten Daten aus. Muss eine Festplatte für Arbeiten an Kopf- oder Platteneinheit geöffnet werden, geschieht das unter geeigneten Reinraumbedingungen. Bei Buchhaltungsdaten steht danach meist eine Datenbankdatei im Mittelpunkt, deren Struktur sich aus dem Abbild rekonstruieren lässt, wenn die betreffenden Bereiche lesbar sind. Ob die rekonstruierte Datei sich im ursprünglichen Programm öffnen lässt, ist eine eigene Frage, die von Programmversion und Zustand der Datei abhängt. Bei verschlüsselten Datenträgern gilt: Ein Abbild lässt sich ziehen, auswerten lässt es sich ohne Wiederherstellungsschlüssel oder einen anderen gültigen Entsperrweg nicht. Ob und in welchem Umfang eine Wiederherstellung gelingt, hängt vom Zustand des Datenträgers ab und davon, was seit dem Ausmustern damit geschehen ist.

RecoveryLab Datenrettung ist ein auf Datenwiederherstellung spezialisierter Fachbetrieb mit Sitz in Leipzig und über 20 Jahren Erfahrung in der Branche. Seit 2004 betreut das Unternehmen Privat- und Geschäftskunden bei der Rettung von Daten nach Hardwaredefekten, Firmwarefehlern, Bedienerfehlern und physischen Beschädigungen. RecoveryLab ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert und bietet einen TÜV-geprüften Kundenservice. Datenschutz und technische Integrität stehen im Mittelpunkt jedes Auftrags.

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Aussender: RecoveryLab Datenrettung Ansprechpartner: Stefan Berger Tel.: [phone] E-Mail: [e-mail] Website: www.recoverylab-datenrettung.de/dresden