B?ro, B?roarbeit

W?rden Sie diesen Text ausdrucken? Hoffentlich nicht.

22.11.2021 - 14:02:52

Das papierlose B?ro: So funktioniert Digitalisierung am Arbeitsplatz. Der Ausdruck eines digitalen Originals w?re ein R?ckschritt: zu gross der Ressourcenverbrauch durch stromintensive Rechnerleistung plus Verbrauch von Zellstoff im Print. Dagegen besch?ftigt die umgekehrte Reihenfolge die Arbeitswelt - der Weg zum papierlosen B?ro: mit Ablagen und Archiven in rein digitaler Form.

Greifensee (pts025/22.11.2021/14:00) - W?rden Sie diesen Text ausdrucken? Hoffentlich nicht. Der Ausdruck eines digitalen Originals w?re ein R?ckschritt: zu gross der Ressourcenverbrauch durch stromintensive Rechnerleistung plus Verbrauch von Zellstoff im Print. Dagegen besch?ftigt die umgekehrte Reihenfolge die Arbeitswelt - der Weg zum papierlosen B?ro: mit Ablagen und Archiven in rein digitaler Form.

Nun heisst es: Server statt H?ngeregistratur, Multimediam?bel https://www.officebase.ch/multimediamobel statt Flipcharts mit sperrigen Papiergr?ssen. Dabei geht es aber vor allem um ein m?glichst produktives, effektives B?ro. Vor "digital first" muss es also heissen: "smart first".

Grundlagen des papierlosen B?ros

Nicht jeder Prozess sollte digitalisiert werden. Um langfristig Ressourcen zu sparen, sollten digitale L?sungen immer auch Innovationspotential haben. Damit ist klar, was Digitalisierung und das papierlose B?ro nicht sind: simple Scan-Vorg?nge der vorhandenen Dokumente. Digitalisierung ist ein Plus, wenn Neues entsteht wie etwa im digitalen Workspace Management. Es kann sich teilweise sogar lohnen, bestimmte Abl?ufe in gewohnter Form weiter- oder auslaufen zu lassen. Die Integration smarter und innovativer L?sungen zeigt dann automatisch, wo Papier obsolet wird - sichtbar an den vergilbten Ecken der nicht mehr ben?tigten Akten.

Schritt f?r Schritt zum papierlosen B?ro

1. Planung: Vor der Digitalisierung kommt das Denken: Was passiert mit gedruckten Daten? Welche Daten werden ?berhaupt gebraucht? Welche Papiere sollen verschwinden? Welche Daten d?rfen oder m?ssen digital vorliegen? Jede Ablage verbraucht Fl?che. Wenn manche Prozesse das Papier behalten: Lohnt es sich noch, in Drucker, Scanner und Fax zu investieren?

2. Integration: Wie passt der Prozess zur Unternehmenskultur? Wer f?hrt die Digitalisierung durch? Wer leitet die Anschaffungen, z.B. leistungsf?higer Scanner?

3. Ablagestruktur & Speicher: Cloud oder eigener Server? Welche Mitarbeiter erhalten welche Zugriffe? Wie wird sp?ter gesichert - und vor Viren und Cyberangriffen gesch?tzt? Schon lange vor Abschied vom Papier sind dies die wichtigsten Fragen.

4. Potentiale: Vor der Umsetzung sollte der Nutzen sichtbar sein: Welche ?kologischen Auswirkungen sind zu erwarten? Und: Wird die Digitalisierung des Betriebs auch Prozesse vereinfachen und Kosten einsparen?

5. Scannen: Dies ist die Digitalisierung im wortw?rtlichen Sinn - je nach Unternehmen und Ablagegr?sse nimmt der Wandel der Archive und darauf zugreifender Prozesse lange Arbeitszeiten ein.

6. Dateinamen: In vielen KMUs bremst das Chaos der Dateinamen die Akzeptanz der Digitalisierung aus - weil ben?tigte Dokumente schlicht nicht mehr auffindbar sind. Eine konsequente Durchsetzung der Bezeichnungen erspart grade neuen Mitarbeiten ewiges Suchen.

7. Wendepunkt: Wann ist der "Point-of-no-return"? Ab welchem Punkt wird kein Ausdruck mehr verarbeitet, werden die Drucker verkauft und Aktenordner vernichtet?

8. ?berwachung und Sicherung: Nackt stehen nun die Archive mit allen Daten und Betriebsgeheimnissen vor dem weltweiten Netzwerk - die ?berwachung und Verwaltung der Cybersecurity erfordert Personal und vorausschauende Pflege.

9. Verantwortliche: Wer steuert langfristig Datenfl?sse, Sicherheit und Konsequenz bei Ablagen und Dateinamen? Je gr?sser der Betrieb, umso wichtiger die Benennung von "Datenverantwortlichen".

10. Nebenwirkungen: Das Archiv ist geschrumpft, die Ordner verschwunden - nun l?sst sich der gewonnene Platz f?r die Tischtennisplatte oder einen neuen Lounge-Bereich nutzen.

Vorteile und Nachteile des papierlosen B?ros

Der Verzicht auf alle papierbezogenen Prozesse bringt Vorteile wie Nachteile. Neben der m?glichen Kosten- und Platzeinsparung durch digitale Wege steht auf aktuell vor allem die mobile Arbeit und New Work im Fokus: Hier liegt das B?ro ohne Papier vorn, da die flexiblen Zugriffe auf die Daten eine freie Ortswahl und individuelle Zeitplanung erm?glichen.

Viele innovative Gesch?ftsmodelle basieren l?ngst auf digitalen Tools, womit das Papier bereits irrelevant ist. Auf der anderen Seite ist das digitale B?ro zun?chst sehr zeitaufwendig. Je gr?sser das Unternehmen, umso zeit- und arbeitsintensiver gestaltet sich der Abschied vom Papier: Einer der intensivsten Punkte ist hier die Sicherung von Daten und Prozessen gegen Fremdzugriffe.

Kosten der Digitalisierung

Auch bei den Kosten lohnt sich der ehrliche Blick auf beide Seiten: Wie viele Ausdrucke werden im Durchschnitt erstellt? Welche Rechnerleistung ist zur Verwaltung des papierlosen B?ros n?tig? Mit welchem Stromverbrauch ist zu rechnen? Mit steigenden Strompreisen erh?ht sich t?glich der Bedarf an sparsamen Rechnern und m?glichst energiearmen, smarten Prozessen. Damit ist die Frage der Nachhaltigkeit mit der Digitalisierung l?ngst nicht abgeschlossen - auch weil die Investitionen in digitalen B?robedarf aus finanzieller Sicht nicht automatisch nachhaltig sind.

Papierloses B?ro, Beispiel mobile Arbeit

Zum Teil ist Papier schon l?ngst ein Hindernis im Betriebsablauf: vor allem remote Work und das Papier schliessen sich aus. Aus dem Heimb?ro l?sst sich schnell auf den Firmenserver zugreifen - auf ein haptisches Archiv jedoch nicht. Mobile Arbeit lebt von der klugen Reduktion auf die wichtigsten Utensilien und die schlankste B?roeinrichtung https://www.officebase.ch/ratgeber/buero-einrichten-die-basics-1 - nicht zuletzt, weil im "Homeoffice" zwischen Wohnzimmer und K?che meist wenig Platz f?r Ablage in Papierform vorhanden ist. Und wer einmal wirklich mobil an einem Klapptisch in der Bahn gearbeitet hat, weiss nicht nur die Abwesenheit von Aktenordnern, sondern auch eine schlanke Ordnerstruktur im Digitalen zu sch?tzen.

(Ende)

Aussender: Denz Design GmbH Ansprechpartner: Albert Denz E-Mail: albert.denz@denzdesign.ch Website: www.denzdesign.ch

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