WESTGRUND Aktiengesellschaft, AGM

WESTGRUND Aktiengesellschaft,

09.11.2018 - 17:04:39

WESTGRUND Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 18.12.2018 in Berlin mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

WESTGRUND Aktiengesellschaft Berlin ISIN DE000A0HN4T3WKN A0HN4T Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2018

Sehr geehrte Aktionärinnen,sehr geehrte Aktionäre,

hiermit laden wir Sie zur ordentlichen Hauptversammlung der WESTGRUND Aktiengesellschaft am 18. Dezember 2018, um 10:00 Uhr (MEZ), in das Sofitel Berlin Kurfürstendamm, Augsburger Str. 41, 10789 Berlin, ein.

Tagesordnung 1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2017, der Lageberichte für die WESTGRUND Aktiengesellschaft und den Konzern für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2017 sowie des Berichts des Aufsichtsrats und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB jeweils für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2017

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen (§§ 172 und 173 AktG) ist zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Die Voraussetzungen, unter denen die Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses zu beschließen hätte, liegen nicht vor.

Hinweise zum Erhalt der genannten Dokumente sind nachfolgend unter der Rubrik 'UNTERLAGEN FÜR DIE AKTIONÄRE' zu finden.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Entlastung des Mitglieds des Vorstands Herrn Arndt Krienen für das Geschäftsjahr 2017 wird vertagt.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

4.

Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018 sowie des Prüfers für eine gegebenenfalls erfolgende prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts im Geschäftsjahr 2018

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 sowie zum Prüfer für eine gegebenenfalls erfolgende prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte im Geschäftsjahr 2018 bestellt. Zudem wird die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zum Prüfer für eine gegebenenfalls erfolgende prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte im Geschäftsjahr 2019 bis zur nächsten Hauptversammlung bestellt.

Ein Prüfungsausschuss, auf dessen Empfehlung der Beschlussvorschlag gestützt werden könnte, besteht nicht.

Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags die vom Deutschen Corporate Governance Kodex vorgesehene Erklärung der Ebner Stolz GmbH & Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zu deren Unabhängigkeit eingeholt.

5.

Neuwahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich gemäß §§ 95, 96 Abs. 1, 101 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus drei Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung zu wählen sind.

Durch Beschluss des Amtsgerichts Charlottenburg vom 21. Dezember 2017 wurde Herr Dr. Dirk Hoffmann gemäß § 104 AktG zum Aufsichtsratsmitglied der Gesellschaft bestellt. Die Bestellung von Herrn Dr. Hoffmann erfolgte befristet bis zum Ablauf der nächsten Hauptversammlung.

Durch Beschluss des Amtsgerichts Charlottenburg vom 23. Oktober 2018 wurde Herr Dr. Michael Rosenfeld gemäß § 104 AktG mit sofortiger Wirkung zum Aufsichtsratsmitglied der Gesellschaft bestellt. Die Amtszeit von Herrn Dr. Rosenfeld endet ebenfalls zum Ablauf dieser Hauptversammlung.

Aufgrund des Auslaufens des Mandats der vorgenannten Aufsichtsratsmitglieder schlägt der Aufsichtsrat daher vor, die nachfolgend unter lit. (a) und (b) genannten Personen mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung zu Aufsichtsratsmitgliedern zu wählen.

(a)

Dr. Dirk Hoffmann, Berlinselbständiger Rechtsanwalt

(b)

Dr. Michael Rosenfeld, Rheinbergselbständiger Kaufmann

Die Wahl erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das zum 31. Dezember 2020 endende Geschäftsjahr beschließt.

Dr. Dirk Hoffmann bekleidet bei folgenden weiteren in- und ausländischen Gesellschaften Ämter in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren Kontrollgremien:

ADLER Real Estate AGACCENTRO Real Estate AGSquadra Immobilien GmbH & Co. KGaA

Dr. Michael Rosenfeld bekleidet bei folgenden weiteren in- und ausländischen Gesellschaften Ämter in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren Kontrollgremien:

Gothaer Lebensversicherung AGSchoeller Holding GmbHKonrad Micro Drill GmbH

Die vorgeschlagenen Kandidaten stehen mit Ausnahme der Tätigkeit von Dr. Dirk Hoffmann als Vorsitzender des Aufsichtsrats der ADLER Real Estate AG, der Muttergesellschaft der WESTGRUND AG, nach Einschätzung des Aufsichtsrats in keiner persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur WESTGRUND AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der WESTGRUND AG oder einem wesentlich an der WESTGRUND AG beteiligten Aktionär, deren Offenlegung gemäß Ziffer 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlen wird. Wesentlich beteiligt im Sinne dieser Empfehlung sind Aktionäre, die direkt oder indirekt mehr als 10 % der stimmberechtigten Aktien der Gesellschaft halten.

Der Aufsichtsrat hat sich bei den vorgeschlagenen Kandidaten versichert, dass sie den für das Amt zu erwartenden Zeitaufwand erbringen können.

Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat in Übereinstimmung mit dem Deutschen Corporate Governance Kodex im Wege der Einzelwahl durchzuführen.

6.

Beschlussfassung über eine Satzungsänderung betreffend die Einberufung der Hauptversammlung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, aufgrund einer zum 2. Januar 2018 erfolgten Änderung des Wertpapierhandelsgesetzes § 13 Abs. 2 der Satzung, der die Einberufung der Hauptversammlung regelt, zu ändern und wie folgt neu zu fassen:

'(2)

Die Hauptversammlung ist innerhalb der gesetzlichen Frist einzuberufen. Der Tag der Einberufung ist nicht mitzurechnen. Im Übrigen gilt § 121 Absatz 7 AktG. Die Übermittlung der Mitteilung nach § 125 Absatz 1 AktG durch Kreditinstitute ist auf den Weg elektronischer Kommunikation beschränkt. Gleiches gilt, soweit die Voraussetzungen des § 49 Absatz 3 WpHG erfüllt sind, für die Übermittlung von Mitteilungen durch die Gesellschaft nach § 125 Absatz 2 AktG. Der Vorstand ist berechtigt, Mitteilungen auch in Papierform zu versenden; ein Anspruch hierauf besteht jedoch nicht.'

7.

Beschlussfassung über die Höhe der Vergütung des Aufsichtsrats

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats der WESTGRUND AG wurde letztmals 2014 angepasst.

Vor dem Hintergrund stetig steigender Anforderungen an die Kontrolltätigkeit des Aufsichtsrats und im Hinblick auf die Aufsichtsratsvergütungen vergleichbarer Unternehmen soll die Aufsichtsratsvergütung zum Erhalt ihrer Wettbewerbsfähigkeit angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 12 Abs. 2 und Abs. 6 der Satzung, der die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats regelt, zu ändern und wie folgt neu zu fassen:

'(2)

Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhält für jedes volle Geschäftsjahr seiner Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine jährliche Vergütung in Höhe von EUR 25.000,00. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält eine jährliche Vergütung in Höhe von EUR 45.000,00. Der Stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält eine jährliche Vergütung in Höhe von EUR 35.000,00. Die Vergütung ist nach Ablauf des Geschäftsjahres zu zahlen.'

'(6)

Die Regelungen in Abs. 2 finden auch für das Geschäftsjahr 2018 Anwendung.'

TEILNAHMEBERECHTIGUNG

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis zum 11. Dezember 2018, 24:00 Uhr (MEZ), unter der nachstehenden Adresse

WESTGRUND Aktiengesellschaftc/o Link Market Services GmbHLandshuter Allee 1080637 MünchenTelefax: +49 89 210 27 289E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

angemeldet und gegenüber der Gesellschaft bis zum 11. Dezember 2018, 24:00 Uhr (MEZ), unter dieser Adresse den von ihrem depotführenden Institut erstellten Nachweis erbracht haben, dass sie am Dienstag, den 27. November 2018, 0:00 Uhr (MEZ) (Nachweisstichtag / Record Date), Aktionär der Gesellschaft waren. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Für die Wahrung der Anmeldefrist ist der Zugang der Anmeldung bei der Gesellschaft entscheidend.

BEDEUTUNG DES NACHWEISSTICHTAGS

Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich nach dem Aktienbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Die Aktien werden am Nachweisstichtag oder bei Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt; vielmehr können Aktionäre über ihre Aktien auch nach dem Nachweisstichtag und nach Anmeldung weiterhin frei verfügen. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag vollständig oder teilweise veräußern, sind daher - bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes - gleichwohl zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben demnach keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, können nicht an der Hauptversammlung teilnehmen und sind auch nicht stimmberechtigt, es sei denn, sie haben sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.

UNTERLAGEN FÜR DIE AKTIONÄRE

Die unter Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen können in den Geschäftsräumen der WESTGRUND Aktiengesellschaft, Joachimsthaler Straße 34, 10719 Berlin, und auf der Internetseite der Gesellschaft (www.westgrund.de im Bereich 'Investor Relations/Hauptversammlung' veröffentlicht) eingesehen werden. Der gesetzlichen Verpflichtung ist mit Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan. Auf Verlangen wird jedem Aktionär gegen Nachweis seiner Aktionärseigenschaft einmalig, unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der Unterlagen per einfacher Post übersandt. Die genannten Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen.

STIMMRECHTSVERTRETUNG

Jeder Aktionär kann sein Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, eine andere Person oder durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter, ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Entsprechende Vordrucke und weitere Informationen erhalten die Aktionäre auf ihre ordnungsgemäße Anmeldung.

Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG oder § 135 Abs. 10 AktG i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Personen, Institute oder Unternehmen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG oder § 135 Abs. 10 AktG i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Institute, Unternehmen oder Personen bevollmächtigen wollen, mit den Vorgenannten über die Form der Vollmacht ab.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Der Widerruf der Bevollmächtigung kann auch durch persönliche Teilnahme des Vollmachtgebers an der Hauptversammlung erfolgen. Aktionäre können für die Vollmachterteilung den Vollmachtabschnitt auf der Rückseite der Eintrittskarte, die sie nach der Anmeldung erhalten, verwenden. Bevollmächtigungen können aber auch auf beliebige andere formgerechte Weise erfolgen. Ein universell verwendbares Vollmachtsformular steht auf der Internetseite der Gesellschaft (www.westgrund.de im Bereich 'Investor Relations/Hauptversammlung') zum Herunterladen zur Verfügung. Es wird Ihnen auf Verlangen auch kostenlos zugesandt.

Für eine eventuelle Übersendung der Bevollmächtigung, des Nachweises bzw. des Widerrufs an die Gesellschaft bieten wir folgende Adresse an:

WESTGRUND Aktiengesellschaftc/o Link Market Services GmbHLandshuter Allee 1080637 MünchenTelefax: +49 89 210 27 289E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

STIMMRECHTSVERTRETUNG DURCH STIMMRECHTSVERTRETER DER GESELLSCHAFT

Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter, die das Stimmrecht gemäß den Weisungen der Aktionäre ausüben, vertreten zu lassen. Die Vollmacht ist in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen und muss Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts enthalten. Dazu kann das Formular verwendet werden, das den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt wird.

Soweit zu einzelnen Tagesordnungspunkten keine Weisung erteilt wird, werden sich die Stimmrechtsvertreter bei diesen Tagesordnungspunkten der Stimme enthalten. Den Stimmrechtsvertretern steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessensspielraum zu.

Die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Widerspruchserklärung sowie zur Stellung von Anträgen oder Fragen ist nicht möglich. Zu beachten ist weiter, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft im Hinblick auf Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge nicht bevollmächtigt sind und diesbezüglich auch keine Weisungen an diese erteilt werden können.

Die weiteren Hinweise zur Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können die Aktionäre den Unterlagen entnehmen, die ihnen nach erfolgter Anmeldung übersandt werden.

Wir bitten, Vollmachten mit Weisungen bis 17. Dezember 2018 (Zugang bis 18:00 Uhr, MEZ) an folgende Adresse zu übersenden:

WESTGRUND Aktiengesellschaftc/o Link Market Services GmbHLandshuter Allee 1080637 MünchenTelefax: +49 89 210 27 289E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Am Tag der Hauptversammlung können Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter noch bis zum Ende der Generaldebatte auch an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung in Textform erteilt, geändert oder widerrufen werden. Ein entsprechendes Formular erhalten teilnahmeberechtigte Aktionäre bzw. ihre Vertreter am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle zur Hauptversammlung.

Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten gilt automatisch als Widerruf der zuvor an Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die Weisung an die Stimmrechtsvertreter zu diesem Tagesordnungspunkt entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft (satzungsmäßiges Grundkapital sowie Aktien, die aufgrund der Ausübung von Wandlungsrechten aus den von der Gesellschaft emittierten Wandelschuldverschreibungen ausgegeben wurden und noch nicht im Handelsregister eingetragen sind) in 79.577.995 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien eingeteilt. Die Gesamtzahl der Stückaktien entspricht der Gesamtzahl der Stimmrechte.

RECHTE DER AKTIONÄRE UND HINWEISE AUF ERLÄUTERUNGEN AUF DER INTERNETSEITE DER GESELLSCHAFT

Ergänzungsanträge

Aktionäre, die zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals der Gesellschaft oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können von der Gesellschaft gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich bis spätestens zum 17. November 2018, 24:00 Uhr (MEZ) zugehen. Weitere Hinweise zu dem 90-tägigen Vorbesitzerfordernis und dessen Nachweis sind im Internet verfügbar (s.u. 'Veröffentlichungen auf der Internetseite'). Bitte richten Sie ein entsprechendes Verlangen an:

WESTGRUND Aktiengesellschaft- Vorstand -c/o Link Market Services GmbHLandshuter Allee 1080637 MünchenDeutschland

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft (www.westgrund.de im Bereich 'Investor Relations/Hauptversammlung') veröffentlicht.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Aktionäre können gemäß §§ 126, 127 AktG Gegenanträge zu den Vorschlägen des Vorstands und/oder des Aufsichtsrats stellen und Wahlvorschläge machen. Dies gilt auch für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern. Gegenanträge einschließlich Begründung sowie Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an die folgende Anschrift zu richten:

WESTGRUND Aktiengesellschaftc/o Link Market Services GmbHLandshuter Allee 1080637 MünchenTelefax: +49 89 210 27 298E-Mail: antraege@linkmarketservices.de

Ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis zum 3. Dezember 2018, 24:00 Uhr (MEZ), der Gesellschaft zugehen, werden auf der Internetseite der Gesellschaft (www.westgrund.de im Bereich Investor 'Relations/Hauptversammlung') einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung der Gesellschaft veröffentlicht.

Auskunftsrecht der Aktionäre

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht.

Veröffentlichungen auf der Internetseite

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2 AktG (Minderheitsverlangen), 126 Abs. 1 AktG (Gegenanträge), 127 AktG (Wahlvorschläge) und 131 Abs. 1 AktG (Auskunftsrechte) finden sich zusammen mit den Informationen und Unterlagen gemäß § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft (www.westgrund.de im Bereich 'Investor Relations/Hauptversammlung').

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse zugänglich gemacht.

Berlin, im November 2018

WESTGRUND Aktiengesellschaft Der Vorstand  

Informationen für Aktionäre der WESTGRUND Aktiengesellschaft zum Datenschutz

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie als Aktionär über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die WESTGRUND Aktiengesellschaft, Joachimsthaler Straße 34, 10719 Berlin, (im Folgenden 'Wir' oder 'Gesellschaft') und die Ihnen nach dem anwendbaren Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

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Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet und an wen geben wir diese weiter?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Die Gesellschaft verwendet Ihre personenbezogenen Daten nur zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies ist insbesondere die Abwicklung von Hauptversammlungen (siehe im Einzelnen die §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 129 AktG). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 lit. c und Absatz 4 DSGVO.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Beispielsweise ist bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter vorgeschrieben, die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festzuhalten und drei (3) Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 lit. c DSGVO.

In Einzelfällen verarbeitet die Gesellschaft Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft nach Art. 6 Absatz 1 lit. f DSGVO. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausgenommen werden müssen, um Wertpapiervorschriften der betreffenden Länder einzuhalten.

Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informiert.

2

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig drei (3) Jahre. Darüber hinaus bewahrt die Gesellschaft personenbezogene Daten nur auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren).

3

Übermitteln wir personenbezogene Daten ins außereuropäische Ausland?

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht in das außereuropäische Ausland.

4

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben, im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen, die folgenden Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

*

Sie haben das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen, Informationen über Ihre Daten zu erhalten und diese zu korrigieren.

*

Sie haben das Recht, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen die Berichtigung, Sperrung und/oder Löschung Ihrer Daten zu verlangen.

*

Sie können die betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln lassen.

*

Sie haben das Recht, eine Einwilligung zu verweigern oder Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen.

*

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben können, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.

*

Sie haben das Recht, mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu kommunizieren und sich ggf. bei dieser zu beschweren.

Bitte beachten Sie, dass es Ausnahmen von den oben genannten Rechten gibt und dass Sie diese Rechte nicht in jeder Situation ausüben können.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

 

WESTGRUND AktiengesellschaftDatenschutzbeauftragterJoachimsthaler Straße 3410719 BerlinTelefon: +49 30 2000 914 0Telefax: +49 30 639 61 92 28E-Mail: info@westgrund.de

Unabhängig davon können Sie sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Die für die Gesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

 

Berliner Beauftragte für Datenschutz und InformationsfreiheitFriedrichstraße 21910969 BerlinTelefon: +49 30 13889-0Telefax: +49 30 2155050E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

 

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